خانه وبلاگ آموزشی
24
شهریور
1395
بهنام اسلمی
بهنام اسلمی
مهاجرت به نرم‌افزار جدید
 

مهاجرت به نرم‌افزار جدید

شروع مجدد همواره سخت بوده و جایگزین کردن هم از آن سخت‌تر. در مطلب زیر، همورا پیشنهاد خود درباره‌ی شیوه‌ی جایگزین نمودن یک نرم‌افزار یا وب سایت جدید در سازمان را تشریح می‌کند.

برای مشتریان ما بسیار پیش آمده است که نرم‌افزار یا سایتی از شرکت همورا جایگزین نرم‌افزار دیگری در سازمانشان شود. اگر برای انجام این مهم برنامه‌ریزی منظمی صورت نگیرد، می‌تواند مشکلات پیچیده‌ای را برای طرفین بوجود آورد.

شکی نیست هر‌چه وابستگی سازمان به نرم‌افزار قدیمی، بیشتر باشد احتمال شکست در بهره‌برداری از نرم‌افزار جدید نیز افزایش می‌یابد. شکست در این موضوع می‌تواند دلایل متفاوتی داشته باشد که پیش‌تر به مهم‌ترین آن‌ها در مطلب «نرم‌افزارهای CRM و دلایل شکست آن‌ها» در وبلاگ همورا اشاره شده است.

در اینجا با توجه به تجربیات گذشته در همورا، لیستی را تهیه نمودیم تا براساس آن سعی شود پس از انجام پروسه انتخاب و خرید، مراحل پیاده‌سازی نرم‌افزار یا سایت در سازمان به بهترین شکل انجام گیرد تا ضمن کاهش هزینه‌ها و ریسک شکست، مهاجرت به نرم‌افزار جدید با سرعت بیشتری انجام شود.

برای سهولت در ادامه به جای «نرم‌افزار یا سایت» از واژه «نرم‌افزار» استفاده شده است.

 

1. انتخاب مدیر پروژه (نماینده‌ی فنی و اجرائی توسط کارفرما)

این فرد باید توانایی بالایی در مستند‌سازی، آشنا به فرآیندهای داخلی سازمان، آشنا به نرم‌افزار قبلی، صبور، مثبت‌اندیش، مورد قبول کارکنان مرتبط با نرم‌افزار جدید و قابل اعتماد مدیران باشد. ضمناً این شخص باید اختیارات و زمان لازم برای اجرایی شدن نرم‌افزار را نیز داشته باشد تا بتواند با برقراری ارتباطی مناسب (صمیمانه، نزدیک و منطقی) بین کارکنان سازمان خود و مجری نرم‌افزار موانع راه‌اندازی را رفع نماید.

با این طبقه‌بندی، الزامی برای آنکه این فرد مسلط به آی‌تی یا برنامه‌نویسی باشد وجود ندارد.

 

2. برگزاری آموزش سراسری در سازمان

ممکن است کارکنان مختلفی روی قسمت‌های متفاوت نرم‌افزار کار کنند. ما اکیداً پیشنهاد می‌کنیم که تمامی کارکنان در جلسه‌ای واحد با کلیات کارکرد نرم‌افزار و قسمت‌هایی که ممکن است حتی با آن‌ها سروکاری نداشته باشند شرکت نمایند. این جلسات نباید کوتاه یا بلند باشند. در همورا سه ساعت و نیم با یک زنگ تفریح نیم ساعته را بهترین حالت می‌دانیم. اگر لازم بود تا جلسات بیشتری وجود داشته باشد، نباید بین کلاس بیش از 7 روز زمان بگذرد و در این مدت لازم است کارکنان زیر نظر مدیر پروژه تمرینات کلی را در محیط تستی نرم‌افزار داشته باشند و سعی کنند آموزه‌های خود را با روال‌های قدیم خود تطبیق دهند.

نماینده در این مرحله مسئول برگزاری کلاس‌ها، ترغیب کارکنان به شرکت در دوره‌ها، انجام مستند‌سازی و رفع انواع نگرانی‌های موجود در سازمان را برعهده دارد.

 

3. تطبیق نرم‌افزار جدید با فرآیند‌های سازمان و نرم‌افزار قبلی

ممکن است نرم‌افزار جدید، روال‌هایی را داشته باشد که در نرم‌افزار قبلی وجود نداشته و یا با آن‌ها تفاوت‌هایی داشته باشد.

در این مرحله لازم است تا مدیر پروژه با صبر و حوصله، جلسات منظمی را به‌صورت خصوصی با افراد یا تیم‌های مختلف داشته باشد تا روال‌های نامناسب شناسایی، حذف و فرآیند‌های جدید جایگزین گردد.

قطعاً اصرار (تعصب) به انجام امور، عیناً مطابق نرم‌افزار گذشته نه تنها راه به جایی نمی‌برد، بلکه عمده دلیل تغییر و جایگزینی نرم‌افزار قدیم با نرم‌افزار جدید را از ریشه زیر سوال خواهد برد.

 

4. برگزاری جلسه اختصاصی مدیر پروژه با مجری

در این مرحله سعی می‌شود تمام ابهامات و موانع در سطح بالا برطرف گردد و شیوه‌ی کانورت اطلاعات از سیستم قدیم به جدید بررسی و برنامه‌ریزی شود. ضمناً  زمان صفر نمودن یا پاک کردن اطلاعات تمرینی از نرم‌افزار نیز مقرر می‌گردد.  

 

5. وارد نمودن تنظیمات اولیه در نرم‌افزار

در این مرحله مدیر پروژه به کمک سایر همکاران سازمانی خود باید اطلاعات ورودی اولیه را تهیه و آن‌ها را در بخش‌های مختلف نرم‌افزار وارد نماید.

 

6. انجام مرحله واقعی کار با نرم‌افزار در ابعاد کوچک

اگر آژانس مسافرتی دارید و از یوتاب استفاده می‌کنید، لازم است برای شروع مدیر پروژه از کارکنان بخواهد تا چند برنامه سفر آخر هفته را همزمان در نرم‌افزار قبلی و جدید وارد نمایند تا دست‌گرمی جدی و خوبی صورت بگیرد و نگرانی‌ها کاهش یابد.

 

7. جلسه رفع سؤالات

در این مرحله، در صورت وجود هرگونه سؤال یا ابهام، جلسه‌ای بین تیم فنی همورا با مدیر پروژه یا سایر همکاران سازمان (کارفرما) برگزار می‌گردد تا آماده‌ی اتفاق مهم، یعنی راه‌اندازی کامل سیستم جدید بشویم.

 

8. کانورت اطلاعات و شروع به‌کار جدی

پس از سپری شدن موارد فوق، حال زمان ورود اطلاعات از نرم‌افزار قدیم و افتتاح رسمی و جدی نرم‌افزار است. مدیر پروژه در این مرحله تا مدتی باید تمام امور را تحت نظارت کامل خود داشته باشد. 

 

9. تهیه‌ی مستندات و فاز‌بندی ارتقاء نرم‌افزار

حال که کار شروع شده ممکن است از مجری بخواهید تغییراتی را برای سهولت و افزایش کارایی فرآیندهای سازمان در نرم‌افزار اعمال نماید. اکنون زمان مناسب برای فکر، تحلیل، مذاکره و برنامه‌ریزی در این خصوص است.

 

شاه‌کلید پیاده‌سازی نرم‌افزار در سازمان، صبوری، انعطاف‌پذیری و مثبت‌بینی است. امید است با نرم‌افزارهای جدید هرچه بیشتر به هدف‌های سازمانی خود دست یابید.

 

بهنام اسلمی
بهنام اسلمی

بنیانگذار شرکت همورا و مدیرعامل کنونی این شرکت است.
از سال ۱۳۸۰ برنامه نویسی را شروع و به تحول و توسعه سازمانی علاقه دارد.

Behnam Aslami Google+

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.

مطالب برگزیده
نرم‌افزار سینا
از آنجا که مبحث آموزش به عنوان یکی از دغدغه های مدیران در سازمان های کوچک و بزرگ محسوب می‌شود لذا استفاده از ابزارهای مختلف آموزشی و کمک آموزشی امری لازم و ضروری به نظر می‌رسد. نرم افزار سینا، در محیطی کاربر پسند، امکان ...
اطلاعات بیشتر
طراحی سایت
مهم‌ترین نکته قبل از پیاده سازی و طراحی وب‌سایت آن است که بدانیم هدف و توقع یک فرد یا شرکت از داشتن یک وب‌سایت چیست؟! همورا می‌تواند به عنوان مشاور و طراح ضمن نیازسنجی، شما را در انتخاب ماژول‌های درست راهن...
اطلاعات بیشتر
بحث و تبادل نظر
نظر دهید
انصراف
ثبت‌نام در خبرنامه همورا
تلاش می‌کنیم ماهیانه اطلاعات خوبی را برای شما ارسال کنیم.
حواس شهر پرت برف است، حواس من اما هنوز درگیر گرمی دستان توست...