مهاجرت به نرم‌افزار جدید
شروع مجدد همواره سخت بوده و جایگزین کردن هم از آن سخت‌تر. در مطلب زیر، همورا پیشنهاد خود درباره‌ی شیوه‌ی جایگزین نمودن یک نرم‌افزار یا وب سایت جدید در سازمان را تشریح می‌کند.
- 1. انتخاب مدیر پروژه (نماینده‌ی فنی و اجرائی توسط کارفرما)
- 2. برگزاری آموزش سراسری در سازمان
- 3. تطبیق نرم‌افزار جدید با فرآیندهای سازمان و نرم‌افزار قبلی
- 4. برگزاری جلسه اختصاصی مدیر پروژه با مجری
- 5. وارد نمودن تنظیمات اولیه در نرم‌افزار
- 6. انجام مرحله واقعی کار با نرم‌افزار در ابعاد کوچک
- 7. جلسه رفع سؤالات
- 8. کانورت اطلاعات و شروع به‌کار جدی
- 9. تهیه‌ی مستندات و فاز‌بندی ارتقاء نرم‌افزار
برای مشتریان ما بسیار پیش آمده است که نرم‌افزار یا سایتی از شرکت همورا جایگزین نرم‌افزار دیگری در سازمانشان شود. اگر برای انجام این مهم برنامه‌ریزی منظمی صورت نگیرد، می‌تواند مشکلات پیچیده‌ای را برای طرفین بوجود آورد.
شکی نیست هرچه وابستگی سازمان به نرم‌افزار قدیمی، بیشتر باشد احتمال شکست در بهره‌برداری از نرم‌افزار جدید نیز افزایش می‌یابد. شکست در این موضوع می‌تواند دلایل متفاوتی داشته باشد که پیش‌تر به مهم‌ترین آن‌ها در مطلب «نرم‌افزارهای CRM و دلایل شکست آن‌ها» در وبلاگ همورا اشاره شده است.
در اینجا با توجه به تجربیات گذشته در همورا، لیستی را تهیه نمودیم تا براساس آن سعی شود پس از انجام پروسه انتخاب و خرید، مراحل پیاده‌سازی نرم‌افزار یا سایت در سازمان به بهترین شکل انجام گیرد تا ضمن کاهش هزینه‌ها و ریسک شکست، مهاجرت به نرم‌افزار جدید با سرعت بیشتری انجام شود.
برای سهولت در ادامه به جای «نرم‌افزار یا سایت» از واژه «نرم‌افزار» استفاده شده است.
1. انتخاب مدیر پروژه (نماینده‌ی فنی و اجرائی توسط کارفرما)
این فرد باید توانایی بالایی در مستند‌سازی، آشنا به فرآیندهای داخلی سازمان، آشنا به نرم‌افزار قبلی، صبور، مثبت‌اندیش، مورد قبول کارکنان مرتبط با نرم‌افزار جدید و قابل اعتماد مدیران باشد. ضمناً این شخص باید اختیارات و زمان لازم برای اجرایی شدن نرم‌افزار را نیز داشته باشد تا بتواند با برقراری ارتباطی مناسب (صمیمانه، نزدیک و منطقی) بین کارکنان سازمان خود و مجری نرم‌افزار موانع راه‌اندازی را رفع نماید.
با این طبقه‌بندی، الزامی برای آنکه این فرد مسلط به آی‌تی یا برنامه‌نویسی باشد وجود ندارد.
2. برگزاری آموزش سراسری در سازمان
ممکن است کارکنان مختلفی روی قسمت‌های متفاوت نرم‌افزار کار کنند. ما اکیداً پیشنهاد می‌کنیم که تمامی کارکنان در جلسه‌ای واحد با کلیات کارکرد نرم‌افزار و قسمت‌هایی که ممکن است حتی با آن‌ها سروکاری نداشته باشند شرکت نمایند. این جلسات نباید کوتاه یا بلند باشند. در همورا سه ساعت و نیم با یک زنگ تفریح نیم ساعته را بهترین حالت می‌دانیم. اگر لازم بود تا جلسات بیشتری وجود داشته باشد، نباید بین کلاس بیش از 7 روز زمان بگذرد و در این مدت لازم است کارکنان زیر نظر مدیر پروژه تمرینات کلی را در محیط تستی نرم‌افزار داشته باشند و سعی کنند آموزه‌های خود را با روال‌های قدیم خود تطبیق دهند.
نماینده در این مرحله مسئول برگزاری کلاس‌ها، ترغیب کارکنان به شرکت در دوره‌ها، انجام مستند‌سازی و رفع انواع نگرانی‌های موجود در سازمان را برعهده دارد.
3. تطبیق نرم‌افزار جدید با فرآیندهای سازمان و نرم‌افزار قبلی
ممکن است نرم‌افزار جدید، روال‌هایی را داشته باشد که در نرم‌افزار قبلی وجود نداشته و یا با آن‌ها تفاوت‌هایی داشته باشد.
در این مرحله لازم است تا مدیر پروژه با صبر و حوصله، جلسات منظمی را به‌صورت خصوصی با افراد یا تیم‌های مختلف داشته باشد تا روال‌های نامناسب شناسایی، حذف و فرآیندهای جدید جایگزین گردد.
قطعاً اصرار (تعصب) به انجام امور، عیناً مطابق نرم‌افزار گذشته نه تنها راه به جایی نمی‌برد، بلکه عمده دلیل تغییر و جایگزینی نرم‌افزار قدیم با نرم‌افزار جدید را از ریشه زیر سوال خواهد برد.
4. برگزاری جلسه اختصاصی مدیر پروژه با مجری
در این مرحله سعی می‌شود تمام ابهامات و موانع در سطح بالا برطرف گردد و شیوه‌ی کانورت اطلاعات از سیستم قدیم به جدید بررسی و برنامه‌ریزی شود. ضمناً زمان صفر نمودن یا پاک کردن اطلاعات تمرینی از نرم‌افزار نیز مقرر می‌گردد.
5. وارد نمودن تنظیمات اولیه در نرم‌افزار
در این مرحله مدیر پروژه به کمک سایر همکاران سازمانی خود باید اطلاعات ورودی اولیه را تهیه و آن‌ها را در بخش‌های مختلف نرم‌افزار وارد نماید.
6. انجام مرحله واقعی کار با نرم‌افزار در ابعاد کوچک
اگر آژانس مسافرتی دارید و از یوتاب استفاده می‌کنید، لازم است برای شروع مدیر پروژه از کارکنان بخواهد تا چند برنامه سفر آخر هفته را همزمان در نرم‌افزار قبلی و جدید وارد نمایند تا دست‌گرمی جدی و خوبی صورت بگیرد و نگرانی‌ها کاهش یابد.
7. جلسه رفع سؤالات
در این مرحله، در صورت وجود هرگونه سؤال یا ابهام، جلسه‌ای بین تیم فنی همورا با مدیر پروژه یا سایر همکاران سازمان (کارفرما) برگزار می‌گردد تا آماده‌ی اتفاق مهم، یعنی راه‌اندازی کامل سیستم جدید بشویم.
8. کانورت اطلاعات و شروع به‌کار جدی
پس از سپری شدن موارد فوق، حال زمان ورود اطلاعات از نرم‌افزار قدیم و افتتاح رسمی و جدی نرم‌افزار است. مدیر پروژه در این مرحله تا مدتی باید تمام امور را تحت نظارت کامل خود داشته باشد.
9. تهیه‌ی مستندات و فاز‌بندی ارتقاء نرم‌افزار
حال که کار شروع شده ممکن است از مجری بخواهید تغییراتی را برای سهولت و افزایش کارایی فرآیندهای سازمان در نرم‌افزار اعمال نماید. اکنون زمان مناسب برای فکر، تحلیل، مذاکره و برنامه‌ریزی در این خصوص است.
شاه‌کلید پیاده‌سازی نرم‌افزار در سازمان، صبوری، انعطاف‌پذیری و مثبت‌بینی است. امید است با نرم‌افزارهای جدید هرچه بیشتر به هدف‌های سازمانی خود دست یابید.
بنیان‌گذار شرکت همورا و مدیرعامل کنونی این شرکت است.
از سال ۱۳۸۰ برنامه‌نویسی را شروع و به تحول و توسعه سازمانی علاقه دارد. (رزومه رسمی)
انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.