تقسیم کار کن تا کامروا شوی!

چرا تقسیم کار نمی‌کردیم؟

ما در همورا بسیاری از کارها را با همدیگر انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها برای اینکه پروژه‌ای انجام شود باید چند نفر به‌صورت همزمان بر روی آن کار ‌کنند. پیش از آنکه ما با قابلیت‌های تقسیم کار آشنا شویم، برخی از کارهای در دست اقدام باید برای مدت زمانی طولانی دست یک یا دو نفر باقی می‌ماندند و بعد می‌شد آن کار را به فرد بعدی سپرد. وقتی مجبور به انجام پروژه‌ها به این شکل بودیم بین ما مشکلات و درگیری‌هایی پیش می‌آمد. چند نفر با کارهای انباشته بسیار روبرو می‌شدند و برخی دیگر باید منتظر رسیدن قسمت مربوط به خود برای مدتی طولانی می‌ماندند. سرعت پایین در تحویل دادن کارها و انتقال امور به یکدیگر روز‌به‌روز وضعیت پیشبرد اهداف‌مان را به تعویق می‌نداخت. این دقیقا همان جایی بود که مشکل حادث می‌شد.

ما فکر می‌کردیم چاره‌ای جز این وجود ندارد که باید حتما کارهایی که به دست ما می‌رسد کاملا تمام شود و بعد آن‌را به نفر بعدی بسپاریم. در حال ادامه این روند بودیم که یک روز بهناز، لاله، بهار و من تصمیم گرفتیم با کمک آقای اسلمی در یک جلسه درباره این موضوع گفتگو کنیم. ما می‌خواستیم کارهایمان مرتب شود و از اتلاف زمان بین چند پروژه بکاهیم.

اهمیت تقسیم کار

وقت‌های تلف شده، درآمد حاصل از تقسیم کار و سرعت انجام فرایندها مهم‌ترین موضوعات این جلسه بود. در آغاز سعی کردیم درباره تقسیم کار تحقیقی را انجام بدهیم. متوجه شدیم که اندیشمندان بزرگی چون، آدام اسمیت، دورکیم و تیلور درباره علل و چگونگی تقسیم کار نظریه‌ها و ایده‌های جالبی داشته‌اند. بعضی از کشورها با اجرایی کردن تقسیم کار توانسته بودند پیشرفت کنند و سودآوری کارخانه‌های زیادی در جهان به واسطه تقسیم کار اصولی، ترقی یافته بود. دریافتیم در جوامع امروزی بدون پرداختن به تقسیم کار انجام برخی امور بسیار دشوار و گاهی ناممکن می‌شود. بسیار شگفت‌زده شدیم وقتی فهمیدیم که عملکرد و کارهایی که می‌توانیم درباره تقسیم کار انجام دهیم بر تمام بخش‌های سازمان‌مان تأثیر خواهد داشت. تقسیم کار روابط بین همکاران و مشتریان را تنظیم می‌کرد و می‌توانست تأثیر به‌سزایی روی بهبود و ارتقای شرایط داشته باشد. با کمک تقسیم کار هم افراد و هم شرکت می‌توانست به منافعی که می‌خواست دست پیدا کند. اما انتخاب یک روش مناسب برای تقسیم کارها چیزی بود که ما می‌خواستیم در این جلسه یاد بگیریم و آن‌را به‌کار ببریم. پس با همدیگر به دو روش که می‌توانستیم با توجه به شرایط شرکت و پرسنل به‌کار ببریم پرداختیم.

روش اول: تقسیم کار امدادی

در این روش کارها به صورت متوالی و پشت سر هم انجام می‌شد. دقیقا همان کاری که ما در شرکت انجام می‌دادیم. هر فرد کار را تحویل می‌گرفت، قسمت‌های مربوط به خود را انجام می‌داد و بعد آن را به نفر بعدی می‌سپرد. ما اسم این شیوه را روش امدادی گذاشتیم چرا که بسیار شبیه به مسابقه‌ای بود که چند نفر بخواهند با کمک هم چیزی را به خط پایان برسانند. مسابقه‌ای که در آن دونده اول چوب را می‌گیرد و می‌دود تا به نفر دوم برسد تا چوب را تحویل او بدهد و این زنجیره تا جایی که چوب به مقصد برسد ادامه پیدا می‌کند. در شکل زیر این روش کار به صورت تصویری آمده است. پروژه تنها در صورتی جلو می‌رود که فرد قبلی کارش را تمام کند و آن‌را به نفر بعدی بسپارد.

این شیوه از کار اگر چه دقت انجام پروژه‌ها را بالا می‌برد و کمک می‌کرد که هر فرد فقط یک‌بار با قسمت خود درگیر شود، اما معایبی هم داشت. برای شرکت سرعت انجام کار و اینکه افراد بتوانند از توانایی‌هایشان به صورت کامل استفاده کنند هم مهم بود. در این زنجیره اگر کسی با سرعت کمتری بدود یا مسیر را اشتباه برود، تمام زحمات نفرات قبلی از بین می‌رود و هم برای جبران آن باید نفرات بعدی بیشتر و سریع‌تر کار کنند. از دیگر ضعف‌های این روش این بود که:

• وقتی کار در دست نفر اول بود، نفر دوم باید ساعت‌ها یا حتی روزها منتظر می‌شد تا پروژه به دست او برسد
• سرعت انجام بعضی از کارها به‌شدت کاهش پیدا می‌کرد و زمان تلف شده بین نفر اول، دوم، سوم و... باعث می‌شد تا شروع کارهای جدید به تاخیر بیافتد
• وسواس در کارها افزایش پیدا می‌کرد
• عدم انجام درست تقسیم کارها می‌توانست مشکلاتی را در روابط بین همکاران پدید آورد

در ادامه ما متوجه شدیم هنوز هم برای برخی از پروژه‌ها مجبور به استفاده از همین روش هستیم. زمان‌هایی که دقت انجام پروژه از زمان سپری شده مهم‌تر است و یا امکان واگذاری بخش قبلی پروژه به نفر بعدی مقدور نمی‌باشد. پس از کالبدشکافی روش تقسیم کار امدادی تصمیم گرفتیم به شیوه‌هایی دیگر برای انجام کارها بیاندیشیم. در حین گفتگو متوجه شدیم می‌توانیم بعضی کارها را به شیوه دیگری هم انجام دهیم. شیوه‌ای که ما برایش یک اسم هم گذاشتیم، تقسیم کار موازی.

 روش دوم: تقسیم کار موازی

در این روش دیگر کارها پشت سرهم انجام نمی‌شوند و یک خط مستقیم را برای انجام طی نمی‌کنند. برخی از قسمت‌ها می‌توانند قبل از اتمام کامل به فرد دیگر سپرده شوند و بعضی دیگر هم همزمان انجام شوند. این روش کمک می‌کند کارها با سرعت بیشتری انجام شود و کسی در بین بخش‌های گوناگون، وقت‌های تلف شده ‌بی‌شمار نداشته باشد. روش انجام این تقسیم کار به‌ این شکل است که وقتی نفر اول بخشی از کار را انجام داد که نفر دوم می‌توانست بخش‌های مربوط به خود را آغاز کند، همان تکه‌های انجام شده را به نفر بعد بدهد تا او کارهای مربوط به خود را شروع کند.

همان‌طور که در شکل بالا نشان داده شده، نفر اول در حالی پروژه را ادامه می‌دهد که نفرات بعدی تیم هم وارد کار شده‌اند و هر‌ یک مشغول کامل کردن بخش‌های مربوط به‌خود هستند. هر کسی می‌تواند به‌صورت همزمان و همراه با تیم پروژه را تکمیل کند و کار را ادامه بدهد.

مزایای این روش در این بود که:

• سرعت انجام کارها بالا می‌رفت.
• زمان تلف شده بین بخش‌های گوناگون کاهش پیدا می‌کرد.
• پویایی و شوق انجام کار در تمام بخش‌های شرکت به‌وجود می‌آمد.
• امکان پذیرفتن پروژه‌های جدید فراهم می‌شد.

در نهایت با هم‌فکری هم فهمیدیم در استفاده از این روش هم باید حواس‌مان به نکاتی باشد و از آن‌ها غافل نشویم. از جمله آنکه:

• مراقب باشیم واگذاری کارها متناسب با حجم مسئولیت‌ها و توانایی‌های فرد بعدی باشد.
• به‌دلیل سپردن کارها به دیگران خودمان وظایف‌مان را فراموش نکنیم.
• سعی کنیم هر بخش را حتی اگر خیلی کوچک است با دقت زیاد انجام دهیم تا مجبور به دوباره کاری نشویم.
• در این شکل از انجام کارها، باید روحیه‌ی مشارکت و کار تیمی را در خودمان و سایر اعضای تیم بالا ببریم.

بعد از این گفتگو ما تصمیم گرفتیم یک‌بار دیگر به همه کارهای مشترکی که داریم فکر کنیم. کارهایی که می‌توانستیم به هم بسپاریم را بررسی کنیم و پروژه‌های جدید را با توجه به این روش به جریان بیاندازیم. این جلسه به ما کمک کرد تا روند انجام کارهایمان را بهبود ببخشیم و روش جدیدی را در انجام وظایف‌مان به‌کار بگیریم. چیزهایی که یاد گرفته بودیم تنوع کارهایمان را افزایش داد. توانستیم با همدیگر تعامل‌های سازنده‌ای برقرار کنیم و کارهای باقی‌مانده‌مان را هم با نظم بیشتری پیش ببریم.

اگر شما هم روش‌های دیگری برای تقسیم کار می‌شناسید که توانسته اوضاع کسب و کارتان را بهبود ببخشد، بسیار خوشحال خواهیم بود درباره آن در بخش نظرات برایمان بگویید.

مطالب مرتبط

ایمیل مارکتینگ

مشاوره مدیریتی

این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.