راهکار موسسات آموزشی

تـــوضیـــحات مــــاژول‌های یـــوتـــاب

هسته اصلی

• اشخاص
  • امکان تعریف اشخاص حقیقی و حقوقی با جزییات فراوان (بانک اطلاعاتی کامل شامل مشخصات تماس، تحصیلات، شغل، اطلاعات عمومی، ثبتی، بیماری خاص و...)، امکان طبقه‌بندی پیشرفته اطلاعات، پیوست نامحدود فایل، مشخص نمودن شیوه معرفی به مجموعه یا معرف، وابستگان، شماره حساب‌های ایشان، مشخص نمودن نقش اشخاص به عنوان تیم فروش، اساتید، تامین‌کنندگان و...
  • امکان مشاهده و ردیابی سوابق فعالیت‌های شخص در موسسه
  • امکان نام‌گذاری مشتری: دانشجو، هنرجو، دانش‌پذیر، فراگیر یا هر اسمی که سازمان شما بر روی مشتریان خود می‌گذارد.

• دوره‌
  • امکان تعریف انوع دوره‌های آموزشی با فیلدهای کاربردی و خاص آموزشی مانند: نام دوره، مسئول ‌فروش، وضعیت‌ دوره (فعال، خاتمه‌یافته، کنسل‌شده و...)، مدت اجرا، زمان شروع و خاتمه کلاس، مکان برگزاری، ظرفیت کلاس، امکان تعریف مدارک و پیش‌نیازها، مسئولین و دستندرکاران برگزار‌کننده‌ی دوره، نوع درجه‌بندی (حسابداری، مالی، زبان‌ خارجه و...)، انواع طبقه‌بندی دوره و بسیاری نکات جزئی و کلی دیگر
  • امکان ثبت رزروی یا ثبت‌نام قطعی مشتری در دوره به صورت انفرادی یا گروهی؛ همچنین امکان مشاهده‌ی سوابق دوره‌های دانشجو، ارسال پیامک و ایمیل به دانشجوهای انتخابی، امکان طبقه‌بندی آن‌ها به شکل‌های مختلف و بسیاری امور خاص دیگر
  • تهیه لیست حضور و غیاب، پیوست فایل به صورت نامحدود به دوره، تعریف سئوالات متداول، تعریف شرایط اخذ گواهینامه، ثبت عملکرد دانشجو (غیبت، نمره و تسویه حساب مالی) و...
  • امکان تعریف جشنواره‌ها و دوره‌های خاص

• قرارداد
  • امکان تعریف قرارداد برای ثبت‌نامی‌های قطعی (به صورت حقیقی و حقوقی، انفرادی یا گروهی)، محاسبه یا عدم محاسبه ارزش افزوده
  • نمایش پیش‌فاکتور و فاکتور قرارداد
  • امکان ثبت پیگیری یا وضعیت عملیاتی هر قراداد یا تهیه چک لیست کارهای مربوط به انجام امور قرارداد
  • امکان ایجاد چرخه پیگیری امور بین تیم و واحدهای مختلف سازمان

• حسابداری و مالی فروش
  بخش حسابداری یوتاب، باعث می‌شود تا حالت‌های پیچیده‌ی مالی مرتبط با مشتریان و هزینه‌های جاری و عملیاتی به راحتی قابل ثبت و ردیابی باشد. برخی از ویژگی‌های این ماژول در ادامه آمده است:
  • امکان ثبت اسناد مالی دریافت از مشتری (نقد، چک، اینترنتی و...) یا پرداخت به مشتری به صورت بسیار ساده، امکان ثبت انتقال مالی به اعتبار یا استفاده از اعتبار، کنسل نمودن قرارداد یا جابه‌جایی دانشجو، ثبت انواع تخفیف و بسیاری امکانات دیگر
  • امکان ثبت اسناد به صورت ریالی یا ارزی (چند ارزی) برای دوره‌هایی که شامل بخش ریالی و ارزی هستند و محاسبه اتوماتیک و آسان شدن تبدیل‌های پیچیده واحدهای مالی
  • امکان رد یا تایید هر یک از سندهای مالی و اعلام هشدار به مسئولین مرتبط (چرخه‌ی کامل گردش کار، ثبت درخواست، تایید، ثبت پرداختی و...)
  • امکان مشاهده پروفایل (وضعیت) مالی و گزارش‌های مالی مربوط به هر شخص، قرارداد یا دوره. امکان ردیابی سوابق تغییرات اعمال شده در سندهای مالی، سود عملیاتی دوره و...
  • امکان ثبت هزینه‌های مربوط به قرارداد، دوره یا موسسه به صورت طبقه‌بندی شده (دستمزد استاد، تنخواه و تمامی هزینه‌های درون سازمانی)، امکان ثبت تمامی اطلاعات حساب‌های بانکی اشخاص و انتخاب آنها در زمان درخواست پرداخت‌ها
  • امکان تعریف گروه، کل، معین و تقصیلی، کد محصول، مرکز هزینه و...
  • امکان گزارش‌گیری از سود و زیان قراردادها
  • امکان اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری (توسط زیرسیستم مربوطه)

• پیگیری
  با استفاده از «پیگیری» هیچ چیزی در سازمان فراموش نخواهد شد و پیگیری امور دانشجویان، کارکنان و دوره‌ها و از همه مهمتر پیگیری سرنخ‌های فروش برای تبدیل آن به قرارداد به‌راحتی قابل رد‌یابی هستند.
  • امکان ثبت پیگیری (تسک یا ریمایندر) مرتبط با هریک از مشتریان، دوره، قرارداد، پروژه یا هر امور داخلی دیگر در این ماژول به سادگی در دسترس می‌باشد.
  • ثبت موضوع، متن، گروه‌بندی، ثبت فایل‌های پیوستی، ساعت و تاریخ مهلت پیگیری، نوع پیگیری (عادی، بحرانی، محرمانه)، مشخص نمودن پیگیری کننده، انتقال پیگیری، تمدید، تجدید، پایان، گزارش‌گیری و اعلام هشدارهای لازم از جمله امکانات این ماژول کاربردی می‌باشد.
  • در این رابطه پیشنهاد می‌کنیم بخوانید: «پیگیری کنید و کامروا شوید»

• گزارش‌گیری
  • امکان تهیه انواع گزارش‌های مدیریتی که تصمیم‌گیری‌ها را برای مدیران ارشد، مدیران آموزش و مدیران بازاریابی و فروش بسیار آسان می‌کند. برای مثال گزارش دانشجوهایی که تا به حال در یک دوره خاص شرکت نکرده‌اند و یا در سال پیش مشتری موسسه بوده و امسال دوره‌ای نداشته‌اند. یا امکان مقایسه فروش در دوره‌های خاص یا جشنواره‌ها.
  • تهیه‌ی خروجی گزارش به صورت Excel و یا Word، امکان تعریف و ذخیره‌سازی گزارش با نام دلخواه (گزارش‌ساز) و ارائه انواع نمودارهای مقایسه‌ای از دیگر امکانات این بخش است.

• کاربری
  • نرم‌افزار یوتاب به صورت Web Base (تحت وب) بوده و می‌تواند در شبکه داخلی و یا بستر اینترنت نصب گردد و کاربران به راحتی با یک مرورگر مانند کروم یا فایرفاکس به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
  • تنوع سطوح دسترسی کاربران در یوتاب باعث می‌شود که مدیران به راحتی و با توجه به تقسیم وظایف انجام شده، مشخص نمایند که هر یک از کاربران به کدامیک از بخش‌های اطلاعاتی و یا عملیاتی نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
  • در یوتاب از تمامی وقایع مهم مربوط به هر یک از فرآیندهای کاری لاگ تهیه می‌شود تا سوابق تغییرات به راحتی قابل ردیابی باشد.
  • امکان ارزیابی عملکرد کارکنان

فراگیران (LMS)

• پروفایل دانشجو: امکان مشاهده و ویرایش پروفایل شخص. امکان تایید، رد یا ویرایش اطلاعات جدید توسط موسسه
• اطلاعات دوره: امکان مشاهده اطلاعات دوره و فایل‌های مرتبط با آن
• دوره‌های آفلاین: امکان برگزاری دوره‌ها به صورت آفلاین (ویدیویی)
• آزمون آنلاین: امکان شرکت در آزمون‌های آنلاین، دریافت نمره یا کارنامه، امکان پرداخت هزینه به صورت آنلاین جهت تجدید آزمون
• پروفایل مالی: امکان مشاهده سوابق مالی توسط دانشجو
• فاکتور: امکان دریافت فاکتورهای الکترونیکی دوره‌های ثبت‌نام کرده
• گواهینامه‌ آنلاین:
  • امکان مشاهده نسخه دیجیتالی گواهینامه شخص به صورت آنلاین در صورت احراز شرایط
  • امکان درخواست و پرداخت آنلاین برای دریافت گواهینامه نسخه فیزیکی و یا المثنی
• استعلام گواهینامه: امکان استعلام گواهینامه‌های صادر شده از طریق شناسه و کد آن در بخشی مجزا برای مشاهده

رضایتمندی

مهمترین ویژگی‌های کاربردی پس از اجرای نرم‌افزار یوتاب چیست؟

• اصلاح بازده، اثربخشی و یکپارچه‌سازی کانال فروش (خریدهای آنلاین، حضوری و...)
• افزایش رضایت مشتری از طریق پاسخ‌دهی بهتر و سهولت بیشتر اجرای فرآیندهای داخلی
• بهبود دقت پیش‌بینی و گزارش‌دهی
• ارتقای مدیریت مشارکتی