راهکار آژانس‌های گردشگری

تـــوضیـــحات مــــاژول‌های یـــوتـــاب

هسته اصلی

• اشخاص
  • امکان تعریف اشخاص حقیقی و حقوقی با جزییات فراوان (بانک اطلاعاتی کامل شامل مشخصات تماس، تحصیلات، شغل، اطلاعات عمومی، ثبتی، بیماری خاص، گروه خونی و...)، امکان طبقه‌بندی پیشرفته اطلاعات، پیوست نامحدود فایل، مشخص نمودن شیوه معرفی به مجموعه یا معرف، وابستگان، شماره حساب‌های ایشان، مشخص نمودن نقش اشخاص به عنوان تیم فروش، اعضای تیم عملیات، لیدرها، تامین‌کنندگان، اقامتگاه‌ها و...
  • امکان مشاهده و ردیابی سوابق فعالیت‌های شخص در آژانس

• تور/سفر
  
  • امکان تعریف انوع تور با فیلدهای کاربردی و خاص گردشگری مانند: نام تور، مسئول ‌فروش، وضعیت‌ تور (فعال، خاتمه‌یافته، کنسل‌شده و...)، مدت اجرا، زمان شروع و خاتمه تور، زمان و محل حرکت تور، جاذبه‌های تور، برنامه روزانه مسافر و لیدر (فعالیت‌ها، وعده‌های غذایی، اقامتگاه‌ها، وسیله نقلیه)، ظرفیت تور، وسایل ضروری و پیشنهادی مسافر و لیدر، امکان تعریف مدارک و پیش‌نیازهای شرکت در تور، مسئولین و دستندرکاران برگزار‌کننده‌ی تور، نوع درجه‌بندی (سخت، آسان و...)، انواع طبقه‌بندی دوره (طبیعت‌گردی، فرهنگی، کودکان، زیارتی و...) و بسیاری نکات جزئی و کلی دیگر
  • امکان ثبت رزروی یا ثبت‌نام قطعی مسافر در تور به صورت انفرادی یا گروهی؛ همچنین امکان مشاهده‌ی سوابق تورهای گذشته مسافر، ارسال پیامک و ایمیل به مسافرهای انتخابی، امکان طبقه‌بندی آن‌ها به شکل‌های مختلف و بسیاری امور خاص دیگر
  • تهیه خروجی پکیج، لیست بیمه، حکم لیدر، حکم راننده، نامه نیروی انتظامی، تهیه دستورالعمل هوشمند و کارا برای لیدر، تهیه لیست حضور و غیاب، پیوست فایل به صورت نامحدود به تور، تعریف سئوالات متداول و...
  • امکان تعریف جشنواره‌ها و تورهای خاص به صورت گروهی، انفرادی، داخلی، خارجی یا ورودی

• قرارداد
  • امکان تعریف قرارداد برای ثبت‌نامی‌های قطعی (به صورت حقیقی و حقوقی، انفرادی یا گروهی)، محاسبه یا عدم محاسبه ارزش افزوده
  • نمایش پیش‌فاکتور و فاکتور قرارداد
  • امکان ثبت پیگیری یا وضعیت عملیاتی هر قراداد یا تهیه چک لیست کارهای مربوط به انجام امور قرارداد
  • مکان ایجاد چرخه پیگیری امور بین تیم و واحدهای مختلف سازمان

• حسابداری و مالی فروش
  بخش حسابداری یوتاب، باعث می‌شود تا حالت‌های پیچیده‌ی مالی مرتبط با مشتریان و هزینه‌های جاری و عملیاتی به راحتی قابل ثبت و ردیابی باشد. برخی از ویژگی‌های این ماژول در ادامه آمده است:
  • امکان ثبت اسناد مالی دریافت از مشتری (نقد، چک، اینترنتی و...) یا پرداخت به مشتری به صورت بسیار ساده، امکان ثبت انتقال مالی به اعتبار یا استفاده از اعتبار، جریمه کنسل نمودن قرارداد یا جابه‌جایی مسافر، ثبت انواع تخفیف و بسیاری امکانات دیگر
  • امکان ثبت اسناد به صورت ریالی یا ارزی (چند ارزی) برای دوره‌هایی که شامل بخش ریالی و ارزی هستند و محاسبه اتوماتیک و آسان شدن تبدیل‌های پیچیده واحدهای مالی
  • امکان رد یا تایید هر یک از سندهای مالی و اعلام هشدار به مسئولین مرتبط (چرخه‌ی کامل گردش کار، ثبت درخواست، تایید، ثبت پرداختی و...)
  • امکان مشاهده پروفایل (وضعیت) مالی و گزارش‌های مالی مربوط به هر شخص، قرارداد یا تور. امکان ردیابی سوابق تغییرات اعمال شده در سندهای مالی، سود عملیاتی سفر و...
  • امکان ثبت هزینه‌های مربوط به قرارداد، سفر یا آژانس به صورت طبقه‌بندی شده (دستمزد لیدر، تنخواه، اقامتگاه‌ها، حمل و نقل و تمامی هزینه‌های درون سازمانی)
  • امکان ثبت تمامی اطلاعات حساب‌های بانکی اشخاص و انتخاب آنها در زمان درخواست پرداخت‌ها
  • امکان تعریف گروه، کل، معین و تقصیلی، کد محصول، مرکز هزینه و...
  • امکان گزارش‌گیری از سود و زیان قراردادها
  • امکان اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری (توسط زیرسیستم مربوطه)

• پیگیری
  با استفاده از «پیگیری» هیچ چیزی در سازمان فراموش نخواهد شد و پیگیری امور مسافران، کارکنان و تورها و از همه مهمتر پیگیری سرنخ‌های فروش برای تبدیل آن به قرارداد به‌راحتی قابل رد‌یابی هستند.
  • امکان ثبت پیگیری (تسک یا ریمایندر) مرتبط با هریک از مشتریان، تور، قرارداد، پروژه یا هر امور داخلی دیگر در این ماژول به سادگی در دسترس می‌باشد.
  • ثبت موضوع، متن، گروه‌بندی، ثبت فایل‌های پیوستی، ساعت و تاریخ مهلت پیگیری، نوع پیگیری (عادی، بحرانی، محرمانه)، مشخص نمودن پیگیری کننده، انتقال پیگیری، تمدید، تجدید، پایان، گزارش‌گیری و اعلام هشدارهای لازم از جمله امکانات این ماژول کاربردی می‌باشد.
  • در این رابطه پیشنهاد می‌کنیم بخوانید: «پیگیری کنید و کامروا شوید»

• گزارش‌گیری
  • امکان تهیه انواع گزارش‌های مدیریتی که تصمیم‌گیری‌ها را برای مدیران ارشد، مدیران عملیات و بازاریابی و فروش بسیار آسان می‌کند. برای مثال گزارش مسافرانی که تا به حال در یک تور خاص شرکت نکرده‌اند و یا در سال پیش مشتری آژانس بوده و امسال توری نداشته‌اند. یا امکان مقایسه فروش در دوره‌های خاص یا جشنواره‌ها.
  • تهیه‌ی خروجی گزارش به صورت Excel و یا Word، امکان تعریف و ذخیره‌سازی گزارش با نام دلخواه (گزارش‌ساز) و ارائه انواع نمودارهای مقایسه‌ای از دیگر امکانات این بخش است.

• کاربری
  • نرم‌افزار یوتاب به صورت Web Base (تحت وب) بوده و می‌تواند در شبکه داخلی و یا بستر اینترنت نصب گردد و کاربران به راحتی با یک مرورگر مانند کروم یا فایرفاکس به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
  • تنوع سطوح دسترسی کاربران در یوتاب باعث می‌شود که مدیران به راحتی و با توجه به تقسیم وظایف انجام شده، مشخص نمایند که هر یک از کاربران به کدامیک از بخش‌های اطلاعاتی و یا عملیاتی نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
  • در یوتاب از تمامی وقایع مهم مربوط به هر یک از فرآیندهای کاری لاگ تهیه می‌شود تا سوابق تغییرات به راحتی قابل ردیابی باشد.
  • امکان ارزیابی عملکرد کارکنان

پنل مشتری

• پروفایل مسافر: امکان مشاهده و ویرایش پروفایل شخص (حقیقی یا حقوقی). امکان تایید، رد یا ویرایش اطلاعات ثبت شده جدید توسط آژانس
• اطلاعات سفر: امکان مشاهده اطلاعات سفرهای شرکت کرده و فایل‌های مرتبط با آن
• پرداخت پیش‌فاکتور: امکان مشاهده پیش‌فاکتورهای تورهای اختصاصی به همراه قرارداد آن و تسویه به وسیله پرداخت آنلاین
• پروفایل مالی: امکان مشاهده سوابق مالی توسط مسافر
• فاکتور: امکان دریافت فاکتورهای الکترونیکی تورهای ثبت‌نام کرده

رضایتمندی

مدیریت لیدرها

• امکان تعریف شاخص برای ارزیابی و سطح‌بندی لیدرها همچنین امکان ثبت علاقمندی‌ها، توانمندی‌ها و مهارت‌های هر یک از لیدرها و امکان محاسبه امتیاز آنها به صورت اتوماتیک
• امکان مشاهده‌ی سوابق دقیق اجرایی آنها (تعداد اجرا، تعداد مسافر جابه‌جا کرده و...) و امکان گزارش‌گیری از آنها
• امکان مشاهده تقویم لیدرها و تعیین لیدر برای هر سفر براساس مهارت‌های مورد نیاز سفر
• امکان لاگین و دسترسی لیدر از طریق وب اپلیکشن برای:
  
  • تکمیل تقویم کاری برای لیدری (روزهایی که لیدر می‌تواند، نمی‌تواند و شاید بتواند) به همراه سیستم لاگ‌گیری حرفه‌ای برای ویرایش‌های صورت گرفته
  • امکان مشاهده لیست مسافرها و بیماری‌های مهم آنها، اهمیت هر یک از مسافرها، مشخص شدن مسافرهایی که قبلا با با همین لیدر سفر رفته‌اند، برنامه سفر، مشخصات مسئولین اجرایی، حکم‌ها و سایر اطلاعات مهم در خصوص تور جاری یا پیش‌رو
  • امکان مشاهده سوابق سفرهایی که جزیی از تیم عملیات بوده (لیدر، کمک، کمک دوم و...)
  • امکان مشاهده میزان رضایتمندی از لیدر در سفرهای گذشته با شاخص‌های مختلف (درصورت داشتن ماژول رضایتمندی)

مهمترین ویژگی‌های کاربردی پس از اجرای نرم‌افزار یوتاب چیست؟

• اصلاح بازده، اثربخشی و یکپارچه‌سازی کانال فروش (خریدهای آنلاین، حضوری و...)
• افزایش رضایت مشتری از طریق پاسخ‌دهی بهتر و سهولت بیشتر اجرای فرآیندهای داخلی
• بهبود دقت پیش‌بینی و گزارش‌دهی
• ارتقای مدیریت مشارکتی