راهکارهای آژانس‌های گردشگری

تـــوضیـــحات مــــاژول‌های یـــوتـــاب

هسته اصلی

• اشخاص
  • امکان تعریف اشخاص حقیقی و حقوقی با جزییات فراوان (بانک اطلاعاتی کامل شامل مشخصات تماس، تحصیلات، شغل، اطلاعات عمومی، ثبتی، بیماری خاص، گروه خونی و...)، امکان طبقه‌بندی پیشرفته اطلاعات، پیوست نامحدود فایل، مشخص نمودن شیوه معرفی به مجموعه یا معرف، وابستگان، شماره حساب‌های ایشان، مشخص نمودن نقش اشخاص به عنوان تیم فروش، اعضای تیم عملیات، لیدرها، تامین‌کنندگان، اقامتگاه‌ها و...
  • امکان مشاهده و ردیابی سوابق فعالیت‌های شخص در آژانس

• تور/سفر
  
  • امکان تعریف انوع تور با فیلدهای کاربردی و خاص گردشگری مانند: نام تور، مسئول ‌فروش، وضعیت‌ تور (فعال، خاتمه‌یافته، کنسل‌شده و...)، مدت اجرا، زمان شروع و خاتمه تور، زمان و محل حرکت تور، جاذبه‌های تور، برنامه روزانه مسافر و لیدر (فعالیت‌ها، وعده‌های غذایی، اقامتگاه‌ها، وسیله نقلیه)، ظرفیت تور، وسایل ضروری و پیشنهادی مسافر و لیدر، امکان تعریف مدارک و پیش‌نیازهای شرکت در تور، مسئولین و دستندرکاران برگزار‌کننده‌ی تور، نوع درجه‌بندی (سخت، آسان و...)، انواع طبقه‌بندی دوره (طبیعت‌گردی، فرهنگی، کودکان، زیارتی و...) و بسیاری نکات جزئی و کلی دیگر
  • امکان ثبت رزروی یا ثبت‌نام قطعی مسافر در تور به صورت انفرادی یا گروهی؛ همچنین امکان مشاهده‌ی سوابق تورهای گذشته مسافر، ارسال پیامک و ایمیل به مسافرهای انتخابی، امکان طبقه‌بندی آن‌ها به شکل‌های مختلف و بسیاری امور خاص دیگر
  • تهیه خروجی پکیج، لیست بیمه، حکم لیدر، حکم راننده، نامه نیروی انتظامی، تهیه دستورالعمل هوشمند و کارا برای لیدر، تهیه لیست حضور و غیاب، پیوست فایل به صورت نامحدود به تور، تعریف سئوالات متداول و...
  • امکان تعریف جشنواره‌ها و تورهای خاص به صورت گروهی، انفرادی، داخلی، خارجی یا ورودی

• قرارداد
  • امکان تعریف قرارداد برای ثبت‌نامی‌های قطعی (به صورت حقیقی و حقوقی، انفرادی یا گروهی)، محاسبه یا عدم محاسبه ارزش افزوده
  • نمایش پیش‌فاکتور و فاکتور قرارداد
  • امکان ثبت پیگیری یا وضعیت عملیاتی هر قراداد یا تهیه چک لیست کارهای مربوط به انجام امور قرارداد
  • مکان ایجاد چرخه پیگیری امور بین تیم و واحدهای مختلف سازمان

• حسابداری و مالی فروش
  بخش حسابداری یوتاب، باعث می‌شود تا حالت‌های پیچیده‌ی مالی مرتبط با مشتریان و هزینه‌های جاری و عملیاتی به راحتی قابل ثبت و ردیابی باشد. برخی از ویژگی‌های این ماژول در ادامه آمده است:
  • امکان ثبت اسناد مالی دریافت از مشتری (نقد، چک، اینترنتی و...) یا پرداخت به مشتری به صورت بسیار ساده، امکان ثبت انتقال مالی به اعتبار یا استفاده از اعتبار، جریمه کنسل نمودن قرارداد یا جابه‌جایی مسافر، ثبت انواع تخفیف و بسیاری امکانات دیگر
  • امکان ثبت اسناد به صورت ریالی یا ارزی (چند ارزی) برای دوره‌هایی که شامل بخش ریالی و ارزی هستند و محاسبه اتوماتیک و آسان شدن تبدیل‌های پیچیده واحدهای مالی
  • امکان رد یا تایید هر یک از سندهای مالی و اعلام هشدار به مسئولین مرتبط (چرخه‌ی کامل گردش کار، ثبت درخواست، تایید، ثبت پرداختی و...)
  • امکان مشاهده پروفایل (وضعیت) مالی و گزارش‌های مالی مربوط به هر شخص، قرارداد یا تور. امکان ردیابی سوابق تغییرات اعمال شده در سندهای مالی، سود عملیاتی سفر و...
  • امکان ثبت هزینه‌های مربوط به قرارداد، سفر یا آژانس به صورت طبقه‌بندی شده (دستمزد لیدر، تنخواه، اقامتگاه‌ها، حمل و نقل و تمامی هزینه‌های درون سازمانی)
  • امکان ثبت تمامی اطلاعات حساب‌های بانکی اشخاص و انتخاب آنها در زمان درخواست پرداخت‌ها
  • امکان تعریف گروه، کل، معین و تقصیلی، کد محصول، مرکز هزینه و...
  • امکان گزارش‌گیری از سود و زیان قراردادها
  • امکان اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری (توسط زیرسیستم مربوطه)

• پیگیری
  با استفاده از «پیگیری» هیچ چیزی در سازمان فراموش نخواهد شد و پیگیری امور مسافران، کارکنان و تورها و از همه مهمتر پیگیری سرنخ‌های فروش برای تبدیل آن به قرارداد به‌راحتی قابل رد‌یابی هستند.
  • امکان ثبت پیگیری (تسک یا ریمایندر) مرتبط با هریک از مشتریان، تور، قرارداد، پروژه یا هر امور داخلی دیگر در این ماژول به سادگی در دسترس می‌باشد.
  • ثبت موضوع، متن، گروه‌بندی، ثبت فایل‌های پیوستی، ساعت و تاریخ مهلت پیگیری، نوع پیگیری (عادی، بحرانی، محرمانه)، مشخص نمودن پیگیری کننده، انتقال پیگیری، تمدید، تجدید، پایان، گزارش‌گیری و اعلام هشدارهای لازم از جمله امکانات این ماژول کاربردی می‌باشد.
  • در این رابطه پیشنهاد می‌کنیم بخوانید: «پیگیری کنید و کامروا شوید»

• گزارش‌گیری
  • امکان تهیه انواع گزارش‌های مدیریتی که تصمیم‌گیری‌ها را برای مدیران ارشد، مدیران عملیات و بازاریابی و فروش بسیار آسان می‌کند. برای مثال گزارش مسافرانی که تا به حال در یک تور خاص شرکت نکرده‌اند و یا در سال پیش مشتری آژانس بوده و امسال توری نداشته‌اند. یا امکان مقایسه فروش در دوره‌های خاص یا جشنواره‌ها.
  • تهیه‌ی خروجی گزارش به صورت Excel و یا Word، امکان تعریف و ذخیره‌سازی گزارش با نام دلخواه (گزارش‌ساز) و ارائه انواع نمودارهای مقایسه‌ای از دیگر امکانات این بخش است.

• کاربری
  • نرم‌افزار یوتاب به صورت Web Base (تحت وب) بوده و می‌تواند در شبکه داخلی و یا بستر اینترنت نصب گردد و کاربران به راحتی با یک مرورگر مانند کروم یا فایرفاکس به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
  • تنوع سطوح دسترسی کاربران در یوتاب باعث می‌شود که مدیران به راحتی و با توجه به تقسیم وظایف انجام شده، مشخص نمایند که هر یک از کاربران به کدامیک از بخش‌های اطلاعاتی و یا عملیاتی نرم‌افزار دسترسی داشته باشند.
  • در یوتاب از تمامی وقایع مهم مربوط به هر یک از فرآیندهای کاری لاگ تهیه می‌شود تا سوابق تغییرات به راحتی قابل ردیابی باشد.
  • امکان ارزیابی عملکرد کارکنان

پنل مشتری

• پروفایل مسافر:
  • امکان مشاهده و ویرایش پروفایل شخص حقیقی: جنسیت، نام، نام خانوادگی، نام مستعار، کد ملی، تاریخ تولد، موبایل، ایمیل، گروه خونی، توضیحات ویژه
  • امکان تایید، رد یا ویرایش اطلاعات ثبت شده جدید توسط آژانس
• اطلاعات سفر / سفرهای من:
  • امکان مشاهده‌ی لیست سفرهای شرکت کرد: ردیف، وضعیت، کد سفر، تاریخ شروع، مدت، لیدر، تعداد، مسافر، طرف حساب و قرارداد
  • امکان فیلترینگ در لیست سفرها: براساس: نام، کد سفر و تاریخ شروع سفر
  • امکان مشاهده قرارداد: گروهی و اختصاصی
    
    • اطلاعات کلی سفر: شناسه سفر، نام سفر، عنوان سفر، لیدر، مدت سفر، تاریح شروع، تاریح پایان، لینک در سایت
    • اطلاعات کلی قرارداد: شناسه، تاریخ و ساعت قرارداد
    • اطلاعات طرف حساب قرارداد حقیقی: نام و نام خانوادگی، کد ملی و شماره موبایل
    • لیست مسافرین قطعی: ردیف، نام و نام خانوادگی، کد ملی، تاریخ تولد، شماره موبایل و مبلغ (ریالی و ارزی)
    • شرایط قرارداد: شرایط عمومی قرارداد
    • امکان درخواست لغو قرارداد
    • واریز آنلاین: امکان تسویه حساب یا واریزی بخش از قرارداد (بخش ریالی)
    • امکان پرینت فاکتور: براساس شکل و آیتم‌های فاکتور یا قرارداد شما، به صورت جداگانه قیمت‌گذاری شده و به مبلغ این ماژول اضافه می‌شود.
• درخواست ویرایش اطلاعات مهم مسافر:
  • در صورتی که مسافر به مدت 8 ماه از زمان آخرین زمان به‌روزرسانی اطلاعات خود گذشته باشد و یا در سفر جدیدی ثبت‌نام کرده باشد، در صفحه اول سامانه مسافر، از ایشان می‌خواهد که اطلاعات خود را به روز کند.
  • اگر مسافری که در سامانه وارد می‌شود و طرف حساب قراردادی بود آنگاه شخص می‌تواند اطلاعات همسفران خود را به روزرسانی کند.
• نظرسنجی: اگر ماژول نظرسنجی را داشته باشید، آنگاه از مسافر می‌خواهد که در نظرسنجی شرکت کند.
• تیکت آنلاین: اگر زیرسیستم تیکت آنلاین را داشته باشید:
  • امکان ثبت تیکت آنلاین: براساس موضوعات: پیشنهاد و انتقاد، خرید تور، لغو خرید و خدمات ویزا
  • امکان ثبت تیکت در لیست سفرها
  • امکان ثبت تیکت از داخل قرارداد
  • امکان پیگیری تیکت‌ها از داخل یوتاب: ارسال پیامک و ایمیل، نمایش پاسخ در سامانه مسافرها
  • امکان مشاهده سوابق تیکت‌ها و در جریان انداختن مجدد آنها

رضایتمندی/نظرسنجی

مدیریت لیدرها

• امکان تعریف شاخص برای ارزیابی و سطح‌بندی لیدرها همچنین امکان ثبت علاقمندی‌ها، توانمندی‌ها و مهارت‌های هر یک از لیدرها و امکان محاسبه امتیاز آنها به صورت اتوماتیک
• امکان مشاهده‌ی سوابق دقیق اجرایی آنها (تعداد اجرا، تعداد مسافر جابه‌جا کرده و...) و امکان گزارش‌گیری از آنها
• امکان مشاهده تقویم لیدرها و تعیین لیدر برای هر سفر براساس مهارت‌های مورد نیاز سفر
• امکان لاگین و دسترسی لیدر از طریق وب اپلیکشن برای:
  
  • تکمیل تقویم کاری برای لیدری (روزهایی که لیدر می‌تواند، نمی‌تواند و شاید بتواند) به همراه سیستم لاگ‌گیری حرفه‌ای برای ویرایش‌های صورت گرفته
  • امکان مشاهده لیست مسافرها و بیماری‌های مهم آنها، اهمیت هر یک از مسافرها، مشخص شدن مسافرهایی که قبلا با با همین لیدر سفر رفته‌اند، برنامه سفر، مشخصات مسئولین اجرایی، حکم‌ها و سایر اطلاعات مهم در خصوص تور جاری یا پیش‌رو
  • امکان مشاهده سوابق سفرهایی که جزیی از تیم عملیات بوده (لیدر، کمک، کمک دوم و...)
  • امکان مشاهده میزان رضایتمندی از لیدر در سفرهای گذشته با شاخص‌های مختلف (درصورت داشتن ماژول رضایتمندی)

مهمترین ویژگی‌های کاربردی پس از اجرای نرم‌افزار یوتاب چیست؟

• اصلاح بازده، اثربخشی و یکپارچه‌سازی کانال فروش (خریدهای آنلاین، حضوری و...)
• افزایش رضایت مشتری از طریق پاسخ‌دهی بهتر و سهولت بیشتر اجرای فرآیندهای داخلی
• بهبود دقت پیش‌بینی و گزارش‌دهی
• ارتقای مدیریت مشارکتی