شیوه‌ی آموزش و استقرار نرم‌افزار یوتاب
یوتاب یکی از مهم‌ترین محصولات شرکت هموراست و مشتریان بسیاری در سرتاسر ایران دارد. همورا به منظور ارائه‌ی خدمات در بالاترین سطح، برای پیاده‌سازی یوتاب برنامه‌ی آموزشی مدون و طبقه‌بندی شده‌ای را در نظر گرفته است.
ورود نرم‌افزارها به سازمان، به دلایل گوناگونی ممکن است منجر به شکست شود و آمارها خبر از روند رو به رشد عدم موفقیت نرم‌افزارهای جدید در زمان پیاده‌سازی می‌دهند. اما این شکست‌ها با شیوههایی قابل پیشگیری هستند که یکی از مهم‌ترین آنها آموزش اصولی در زمان ورود نرم‌افزار است. در همین راستا، آموزش کافی و مدون یکی از مهم‌ترین اهدافی است که همورا در زمان پیاده‌سازی نرم‌افزارهایش از جمله نرم‌افزار جامع «یوتاب» دنبال می‌کند. از اردیبهشت سال 1397 همورا با شیوه‌ی جدیدی نسبت به آموزش یوتاب اقدام کرده که این روش پس از عقد قرارداد، نصب نرم‌افزار و ماژول‌های مربوطه آغاز و استقرار آن به ترتیبی که در ادامه آمده است، انجام می‌شود.
این مطلب برای شما مفید است، اگر:
- از خریداران نرم‌افزارهای شرکت همورا به‌خصوص یوتاب هستید.
- مدیری هستید که نیاز به CRM دارید ولی پیش از این تجربه کار با این نرم‌افزار را نداشته‌اید.
- CRM فعلی سازمان‌تان کارایی لازم را ندارد اما برای خرید نرم‌افزار جدید نگرانی و موانع گوناگون دارید.
- CRM های موجود در بازار با خواسته‌هایتان همخوانی ندارد و به‌دنبال نرم‌افزاری جامع هستید.
هدف از نگارش این مطلب چیست؟
برای همورا مهم است که خریداران فعلی و آتی نرم‌افزارها با آگاهی کامل از روال‌ها و برنامه‌های این شرکت نسبت به تهیه و راه‌اندازی نرم‌افزارهایشان اقدام کنند. همورا از صمیم قلب معتقد است که هرچقدر کاربران نرم‌افزار، بتوانند بهتر از آن استفاده کنند نه‌تنها آنها بلکه همورا نیز به هدفی که در نظر داشته رسیده و این یک اتفاق برد- برد برای طرفین است.
برنامه‌های آموزش متشکل از چه افرادی است؟
برای پیشبرد اهداف، رسیدن به بالاترین حد بازدهی و بهبود یادگیری کاربران، حضور افرد زیر برای برنامه‌های آموزشی نرم‌افزارها لازم و ضروری است.
1 مدیر پروژه
این فرد نماینده‌ی فنی و اجرایی است که توسط کارفرما به همورا معرفی می‌شود. این فرد باید توانایی بالایی در مستند‌سازی، آشنایی با فرآیندهای داخلی سازمان، آشنایی به نرم‌افزارهای قبلی (در صورت وجود) داشته باشد. ضمنا صبر، مثبت‌اندیشی، مورد قبول بودن نزد کارکنان مرتبط با نرم‌افزار جدید و قابل اعتماد بودن نزد مدیران از دیگر ویژگی‌های مهم این فرد است. ذکر این نکته ضروری است که این شخص باید اختیارات و زمان لازم برای اجرایی شدن نرم‌افزار را نیز داشته باشد تا بتواند با برقراری ارتباطی مناسب (صمیمانه، نزدیک و منطقی) بین کارکنان سازمان خود و مجری نرم‌افزار، موانع راه‌اندازی را رفع نماید. با این طبقه‌بندی، الزامی برای آنکه این فرد مسلط به آی‌تی یا برنامه‌نویسی باشد وجود ندارد.
2 نماینده پشتیبانی فنی همورا
این فرد که نام او در قراردادهای خرید نرم‌افزار ذکر خواهد شد، مسئول پاسخگویی به سوالات و هماهنگی‌ها مابین خریداران و شرکت همورا می‌باشد.
مراحل آموزش و استقرار نرم‌افزار در سازمان
همورا برای پیاده‌سازی نرم‌افزارها، با برنامه‌ای مدون و اصولی پیش می‌رود و بر اساس سال‌ها تجربه ساعات آموزشی مشخصی را برای این امر در نظر گرفته است. در ادامه مراحل این برنامه‌ی آموزشی را آورده‌ایم.
1 نیازسنجی آموزش
پس از عقد قرارداد نرم‌افزار یوتاب و تعیین ماژول‌های درخواستی، کارشناسان آموزش دیده و مسلط به نرم‌افزار و طراحی سیستم به منظور نیازسنجی آموزش از طرف شرکت همورا به شرکت خریدار مراجعه می‌کنند. در برنامه‌ی نیازسنجی آموزش، کارشناس تلاش می‌کند تا هوشمندانه و کنجکاوانه با فرآیندهای داخلی سازمان آشنا شود و نهایتا کارهای هر واحد بررسی، چگونگی انتقال آنها به یوتاب مشخص و گزارشی از این بازدید تهیه خواهد شد. بر مبنای گزارش تهیه شده، جلسه‌ای فنی در داخل شرکت همورا برگزار می‌گردد تا نیازمندی‌های سازمان برای آموزش هر چه بهتر و کاربردی‌تر یوتاب مشخص شود.
ذکر این نکته ضروری است که اگر در سازمان خریدار، نرم‌افزاری از قبل وجود داشته باشد ممکن است روال‌های یوتاب با نرم‌افزار قبلی متفاوت باشد. در این شرایط لازم است که مدیر پروژه با صبر و حوصله، جلسات منظمی را به‌صورت خصوصی با افراد یا تیم‌های مختلف داشته باشد تا روال‌های نامناسب گذشته، شناسایی، حذف و فرآیندهای جدید جایگزین شود.
قطعاً اصرار (تعصب) بر انجام امور سازمانی، عیناً مطابق با روال‌های نرم‌افزار گذشته نه تنها راه به جایی نمی‌برد، بلکه عمده دلیل تغییر و جایگزینی نرم‌افزار قدیم با نرم‌افزار جدید را از ریشه زیر سوال خواهد برد.
در پایان این مرحله امیدوار هستیم تا نرم‌افزار جدید با فرآیندهای سازمان و یا نرم‌افزار قبلی تطبیق یابد.
2 آموزش عمومی
در مرحله‌ی دوم برای تمام افرادی که قرار است با یوتاب کار کنند یک جلسه‌ی به شیوه‌ی سمینار برگزار و به صورت عمومی درباره‌ی بخش‌های گوناگون گفتگو خواهد شد. شیوه‌ی کار با نرم‌افزار، قوانین عمومی و کارهای مشترکی که تمام کاربران یوتاب با آن در ارتباط خواهند بود در این مرحله مورد بررسی قرار می‌گیرد. آموزش به شکل سمینار کمک می‌کند تا دیدگاهی کلی به فضای نرم‌افزار در ذهن کاربران شکل بگیرد و در نتیجه بخش عمده‌ای از سوالات و مشکلات آنها رفع شود.
3 آموزش عملیاتی
در این مرحله آموزش‌ها به‌صورت کارگاه‌های اختصاصی برای هر بخش از سازمان برگزار می‌شود. برای مثال در بخش فروش به کارکنان چگونگی اضافه کردن مشتریان، تهیه فاکتور و ایجاد قراردادها و یا در بخش روابط عمومی به صورت اختصاصی شیوه‌ی دریافت و ثبت اطلاعات نظرسنجی و گزارش‌های آن آموزش داده می‌شود. آموزش عملیاتی کمک می‌کند تا کاربران بدون دغدغه و نگرانی با یوتاب کار کنند و در شرایط بهینه با بخش‌های گوناگون آن آشنا شوند. در پایان این مرحله امید است تا کارکنان به سطحی از آمادگی لازم برای استفاده از نرم‌افزار دست یابند.
4 تمرین در محیط تستی
یکی از دغدغه‌های مدیران در روزهای اول پیاده‌سازی نرم‌افزارها، وارد شدن اطلاعات نادرست و یا ناقص به بانک اطلاعاتی است. همورا به منظور رفع این نگرانی چاره‌ای اندیشیده است. در آغاز راه‌اندازی نرم‌افزار، یک «محیط تستی» کاملا مشابه با نرم‌افزار اصلی در اختیار کاربران قرار داده خواهد شد. کاربران در این محیط تستی می‌توانند بدون هیچ محدودیتی کار و اطلاعاتی که وارد کرده‌اند را ویرایش کنند. پس از تمرین و آزمون و خطا در محیط تستی، هر زمان که مدیران تشخیص بدهند برای کار با یوتاب اصلی خود آماده هستند می‌توانند به نرم‌افزار اصلی مهاجرت کنند. ذکر این نکته ضروری است که پس از انتقال به محیط نرم‌افزار اصلی، محیط تستی همچنان برای خریداران یوتاب فعال است و می‌توانند در آن به پردازش و تمرین‌های بیشتر بپردازند.
5 پرسش و پاسخ
پس از تکمیل مراحل پیشین، همورا زمان دیگری را به شکل حضوری برای شنیدن سوالات کاربران و پاسخگویی به آنها اختصاص خواهد داد.
6 پایش
همورا علاقه‌مند است که پس از گذشتن مدت زمانی، در جلسه‌ای شیوه‌ی کار با نرم‌افزار و ورود اطلاعات را با حضور مدیر پروژه بررسی و پایش کند. این بررسی کمک می‌کند تا در صورت وجود هرگونه اشتباه و کجروی در اجرای پروژه، همورا نسبت به شناسایی و متوقف کردن آن اقدام کند و اصلاحات به شیوه‌ی درست انجام شود.
انتقال (کانورت) اطلاعات
انتقال اطلاعات موجود در سازمان‌ها یکی از دغدغه‌های مهم برای بسیاری از شرکت‌ها در زمان پیاده‌سازی نرم‌افزارهای جدید است. این اطلاعات که ممکن است در نرم‌افزار CRM قبلی، در فایل‌های اکسل و یا به‌صورت دستی جمع‌آوری شده باشند، باتوجه به اتخاذ تدابیر و تجربه‌ی همورا به‌راحتی قابل انتقال به یوتاب هستند. انتخاب زمان مناسب برای انتقال بر عهده‌ی کارفرمایان است و می‌توانند بر اساس آموزش‌ها بهترین و مناسب‌ترین روش را انتخاب کنند.
تهیه مستندات و فازبندی برای ارتقا
اگر نرم‌افزار مورد استفاده اختصاصی نباشد تغییرات در آن تقریبا غیر ممکن است و امکان وجود تفاوت‌هایی با روال‌های مورد نظر شرکت‌ها وجود خواهد داشت. اما همورا یک شرکت با ماهیت برنامه‌نویسی است و یوتاب به‌عنوان یک نرم‌افزار اختصاصی از ابتدا تا انتهایش توسط همورا به‌صورت اختصاصی برنامه‌نویسی شده است. در نتیجه امکان تغییرات، ارتقا و بهینه‌سازی در هر زمان مقدور خواهد بود و این موضوع می‌تواند قبل و یا بعد از پیاده‌سازی نرم‌افزار صورت بگیرد.
آزمون عملیاتی
در پایان مراحل آموزش و در صورت احساس نیاز و یا درخواست مدیران، همورا از محتوای آموزشی یوتاب و مراحل کار با آن آزمون جامعی را به‌صورت عملی ترتیب خواهد داد. نتیجه این آزمون می‌تواند به مدیران نشان دهد که بخش‌های گوناگون سازمان تا چه میزان کار با یوتاب را آموخته‌اند و به کارکنان نشان می‌دهد که در چه بخش‌هایی قوی هستند و در چه بخش‌هایی نیاز به آموزش بیشتر دارند. در نهایت گواهینامه‌ی استفاده از نرم‌افزار یوتاب، به متقاضیان ارائه خواهد شد.
هزینه استقرار
در صورت اتمام ساعات آموزشی رایگان و نیاز به آموزش‌های بیشتر؛ امکان برگزاری دوره‌های بازآموزی، تکمیلی یا استقرار نیز فراهم شده است. هزینه آن در قرارداد پشتیبانی و یا در صفحات مرتبط با یوتاب آمده است.
سخن آخر
رمز موفقیت در راه‌اندازی نرم‌افزارهای جدید، صبوری، انعطاف‌پذیری و مثبت‌اندیشی است. از یاد نبرید که در این مسیر تنها نیستید و همورا با علاقه و مسئولیت‌پذیری به عنوان مشاور و ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزارهای جامع در کنارتان خواهد بود.
این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.
انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.