یک رژیم برای روابط عمومی‎تان!

تا‌به حال شده بخواهید رژیم بگیرید؟ اگر این تجربه را داشته باشید می‌دانید رعایت کردن اینکه چه غذاهایی را نباید بخورید خیلی موثرتر از آن است که بدانید چه چیزهایی را می‌توانید بخورید. حالا اگر بخواهیم سلامتی و عملکرد روابط عمومی شرکت یا سازمان‌مان را هم ارتقا بدهیم، باید رژیم‌هایی را برایش تدارک ببینیم. اگر همیشه دنبال این بوده‎اید که برای روابط عمومی‌تان چه کارهای می‌توانید انجام دهید، در این مطلب می‌خواهیم بگوییم چه چیزهایی را باید از بشقاب روابط عمومی‌تان حذف کنید.

1 دروغگویی

در ژانویه‌ی 1993 شرکت «جک این د باکس» با بحران بسیار وحشتناکی روبرو شد. همبرگرهایی که آنها تولید کرده بودند به باکتری «ای.کولای» آلوده شده و جان چهار کودک را هم گرفته بود. مطبوعات دنبال مدیران بودند تا بتوانند خبری پیدا کنند و آن را به گوش مردم برسانند. در این شرایط شرکت جک این د باکس یک برنامه‌ی روابط عمومی قوی را به‌راه انداخت که در آن ذره‌ای دروغ نبود. آنها اعلان‌هایی را برای مطبوعات فرستادند و واقعه را توضیح دادند. به مردم گفتند که تامین‎کنندگان، گوشت‌های آلوده به آنها داده‌اند و حالا تمام محصولات در حال جمع‌آوری است. همچنین آنها به مردم گفتند که برنامه‌ی جامع امنیت غذایی را به‌راه می‌اندازند که پیش از این تنها در ناسا اجرا شده است. اینکه آنها دروغ نگفتند، خودشان برای جمع‌آوری محصولات به مردم اطلاعیه دادند و راه‌حلی هم برای مشکل پیدا کردند، باعث شد بسیار راحت‌تر از آنچه فکر می‌کردند از بحران عبور کنند. این شرکت با گذشت یک سال دوباره توانست بازاری که داشت را به‌دست بیاورد و تبدیل به یکی از نمونه‌های موفق عملکرد روابط‌ عمومی بشوند. هر وقت خواستید دروغ بگویید فکر کنید آیا مشکل شما از این شرکت بزرگتر است؟

2 دیوارهای بلند

عباراتی مانند «هیچ نظری ندارم» و یا «من طبق قانون، می‌توانم هیچ چیزی نگویم» را تغییر دهید. شما مسئول روابط عمومی شرکت‌تان هستید و باید عباراتی مودبانه، سریع و بدون برانگیختن قضاوت برای پاسخگویی آماده کرده باشید. نگذارید شیوه‌ی ارتباطی شما باعث شود که گناهکار به‌نظر بیایید. می‌توانید خیلی ساده بگویید که همیشه پاسخگویید اما سوالی که پرسیده شده در حیطه‌ی اختیارات شما نیست. به افرادی که با شما تماس گرفته‌اند اطمینان دهید که پاسخ سوال‌هایشان پیدا می‌کنید و خودتان با آنها تماس خواهید گرفت. سر قولتان بمانید و حتما پیش از آنکه باعث برداشت‌های اشتباه شوید اقدام کنید. به یاد داشته باشید که روابط عمومی پیشانی سازمان است و خیلی‌ها تمام مجموعه را از رفتار و شیوه‌ی کاری شما قضاوت می‌کنند.

3 عدم دسترسی و پاسخگویی

«درک کولمن» یکی از برجسته‌ترین بازیکنان بسکتبال آمریکا در تیم NBB بود و در یک کنفرانس مطبوعاتی، برجسته‌ترین نویسندگان ورزشی مشتاقانه منتظر ورودش بودند. اما این بازیکن تاخیر داشت و وقتی بعد از 40 دقیقه در کنفرانس حاضر نشد، تمام حضار سالن را ترک کردند. این اتفاق باعث شد تا روابط عمومی منفی گسترده‌ای پیرامون او شکل بگیرد. اگر باید اقدامی را انجام دهید، پاسخگو باشید و اگر برای دریافت اطلاعاتی دنبال شما می‎گردند، در دسترس باشید. هر کاری که لازم است را انجام دهید تا بیشتر از همیشه منظم کار کنید و برنامه‌ی روزانه‌تان را با دقت پیگیری کنید تا بتوانید در زمان مناسب در مکان مناسب باشید.

وقتی «درک کولمن»، بازیکن جوان تیم NBB پس از 40 دقیقه تاخیر در کنفرانس مطبوعاتی حاضر نشد، همه سالن را ترک کردند. این باعث شد تا روابط عمومی منفی گسترده‎ای پیرامون او شکل بگیرد. از یاد نبرید اگر در دسترس نباشید، فرصت‌ها هم از دسترس‌تان خارج می‎شوند.

4 امروز و فردا کردن

باید امروز پاسخ دهید؟ اگر پاسخ شما آماده است آن‎را ارسال و بعد هم حتما نتیجه را پیگیری کنید. اگر پاسخ شما هنوز آماده نیست و به هر دلیلی وقت بیشتری نیاز دارید، پیش از سرآمدن موعد به کسی که منتظر پاسخ شماست اطلاع بدهید. به مخاطبان بگویید که در حال پیگیری هستید و به محض تکمیل اطلاعات آنها را در جریان می‌گذارید. اگر به مطبوعات قول مقاله، مصاحبه و یا هر همکاری دیگری را داده‎اید، به یاد داشته باشید که آنها زمان‌های مشخص و محدودی برای دریافت یا تغییر برنامه‌هایشان دارند. اگر بدقولی کنید ممکن است برای همیشه فرصت ارتباط با آنها را از دست بدهید.

5 پیشنهاد رشوه

«اگر مقاله من را چاپ کنید من هم به شما سفارش تبلیغات می‌دهم» حتی خواندن این جمله برای کسی که ذره‌ای از مطبوعات سردرمی‌آورد زننده است! یک رسانه‌ی ممتاز هرگز اجازه نمی‌دهد او را با پول یا تهدید بخرند و کسی هم که سعی در انجام این کار دارد بین اصحاب رسانه چهره‌ای زننده خواهد داشت. به‌یاد داشته باشید که روزانه حجم بسیار زیادی از مقالات از طرف کارشناسان زبده به مطبوعات ارسال می‌شود و آنها معمولا مقاله کم نمی‎آورند. برای نفوذ به مطبوعات و رسانه‌ها باید دانش‌های خود را ارتقا دهید و به مطبوعات ثابت کنید که حرفی مهم، جدید و اثربخش برای گفتن دارید. می‌توانید از نشریات کوچکتر آغاز کنید. به روزنامه‌های محلی سر بزنید و از شکست نه بترسید و نه سرخورده شوید.

6 فخر فروشی

شما نمی‌دانید در بخت و اقبال حرفه و صنعت شما چه چیزی نوشته شده است. در هر جایگاهی که هستید برای دیگران احترام و ارزش قائل باشید با همه خوب و درست برخورد کنید و هرگز رقبایتان را تحقیر نکنید. جهانی که شما کسب و کارتان را در آن بنا کرده‌اید از دیگران جدا نیست و مرزی بین هیچ‌کدام از ما وجود ندارد. اگر خودتان را جدا از این دنیا بدانید و نخواهید با روابط عمومی‌تان به دیگران نزدیک شوید در موقع بحران، سختی و حتی زمانی که موفقیت‌هایتان را جشن می‌گیرید تنها خواهید بود. یک سالن خالی که فقط خودتان نگرانید، ناراحتید یا خود را تشویق می‎کنید، چه ره‌آوردی برایتان خواهد داشت؟

دوست دارید مقالات شما که با اهداف روابط عمومی نوشته‌ شده‌اند به یک نشریه‌ی ممتاز راه پیدا کنند؟ پس هرگز به رشوه و یا تهدید نشریات فکر نکید، بلکه دانش و مهارت‌های خود را ارتقا بدهید.

7 کسل کننده بودن

بزرگترین گناهی که روابط عمومی ممکن است انجام بدهد، کسل کردن مردم است. محتواهای شبیه هم، ادامه دادن روش‌های قدیمی، کار با مطبوعات یا بازارهایی که سال‌هاست مخاطبی ندارند و انجام کارهایی که دیگر کارا نیستند. «ژوزف کلی» که متن‌های سخنرانی یکی از رییس جمهورهای آمریکا، آیزنهار، را می‌نوشت معتقد بود در درون و هسته‌ی هر چیزی هیجان وجود دارد. پس مطمئن باشید شما هم می‌توانید در کسب و کارتان هیجانی که به جذب مخاطب منجر بشود را پیدا کنید. مردم سراغ چیزهایی که خسته‌شان کند نمی‌روند و به‌ندرت چیزی را می‌خرند که به آنها سطوحی از هیجان را نمی‎دهد.

8 منفی‌نگری

خیلی از برنامه‌های روابط عمومی عالی به‌خاطر ترس از نتیجه، کشته شده‌اند. چه بسیار محصولاتی که اگر با شجاعت برنامه‌های روابط عمومی پیش می‎رفتند می‌توانستند تبدیل به خاطراتی خوب شوند اما حالا گوشه‌ی انبارها می‌پوسند. به‌یاد داشته باشید که مردم عاشق «نه» گفتن هستند. آنها دوست دارند برایتان از عاقبت منفی و کار نکردن ایده‌هایتان بگویند. وقتی ایده‌‌ی خود را مطرح کردید و نظر منفی دیگران را شنیدید، کافی است از آنها بخواهید که به‌جای ایده‌ی شما راه‌حل دیگری را بگویند. در اکثر موارد متوجه می‌شوید تنها کسی که واقعا به راه‌حل فکر کرده خودتان بوده‌اید و ایده‌ای که دارید فعلا تنها راه‌حل است.

9 آینده را به‌خاطر حالا تباه کردن

 اگر نمی‌توانید مطبوعات را وادار کنید که در جهت برنامه‌ی روابط عمومی شما پیش بروند و یا ارتباطاتی که دارید اثربخش نیست، رفتار خشن را فراموش کنید. رابطه‌هایی که به سختی ساخته‌اید را به‌خاطر هدفی که امروز به آن نرسیده‌اید نابود نکنید. در این شرایط بهتر است کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. برنامه‌ریزی جدیدی را روی کاغذ بیاورید و منتظر موقعیت مناسب بمانید. اگر امروز با برنامه‌ی شما موافقت نشده، فردا حتما با برنامه‌ی بهتری باز خواهید گشت و این‌بار شاید موفق باشید. نه شما و نه کسی که دارد در مقابلتان می‌ایستد از آینده خبر ندارید. پس بهتر است شما در مقام کسی که سکان روابط عمومی را در دست دارد، عاقلانه‌تر رفتار کنید و دوراندیش باشید.

گروه نظر‌سنجی واکر در سال 1995 دریافت، در شرایطی که کیفیت و قیمت بین رقبا یکسان باشد، 90 درصد از مشتریان به سمت آن شرکتی می‌روند که در پذیرفتن مسئولیت‌های اجتماعی خود خوش‌نام‌تر است.  

10 رفتار غیراخلاقی

 در سال 1995 نظرسنجی که توسط گروه واکر انجام شد، نشان داد در شرایطی که کیفیت و قیمت بین رقبا یکسان است، 90 درصد مشتریان به سمت شرکتی می‎روند که در پذیرفتن مسئولیت‌های اجتماعی خوش‌نام‌تر است. رفتار غیراخلاقی باعث پراکندگی اخبار منفی می‌شود که شاید دیگر هرگز نتوانید آن‌را کنترل کنید. همه ما انسان‌ها ممکن است در شرایطی وسوسه شویم که به صدای وجدانمان گوش نکنیم اما اگر به این وسوسه پاسخ مثبت بدهید، تمام آنچه بوده‌اید و ممکن است بشوید، از بین خواهد رفت. تخلف نکنید و نگذارید کارمندانتان هم از این راه گریز استفاده کنند. با مشتریان رو راست باشید و اگر اشتباه و کوتاهی از جانب شما پیش آمده آن‌را بپذیرید و در جهت جبران آن هرکاری از دست‎تان برمی‌آید را انجام بدهید.

با حذف این ده گزینه‌ی خطرناک از بشقاب روابط عمومی سازمان‌تان نه‎تنها به سلامت این بخش کمک می‌کنید، بلکه تاثیر مثبت آن‌را در دیگر بخش‌ها هم خواهید دید. یک روابط عمومی سالم روابط برون سازمانی سالمی را برایتان می‌سازد. در نتیجه فروش، بازاریابی و سیستم‌های ارتباط با مشتریان چهره‌ای نو به خود خواهد گرفت.
این مطلب برداشتی از کتاب «روابط عمومی به زبان آدمیزاد» اثر اریک یاوربوم و باب بلای و ترجمه‌ی بنفشه فرهمندی بود. در صورتی که شما هم تجربیات و نکته‌هایی برای ساختن یک روابط عمومی کارا و موثر دارید، خوشحال می‌شویم آن‌را با ما در میان بگذارید.

این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.