نظام آراستگی یا 5S چیست؟

5S، نظامی است که احتمالا از قرن‌ها پیش اجرا می‌شده و بعدها در کشورهایی که به سمت توسعه پیش می‎رفتند، به‌عنوان یک اصل و قانون درآمده است. اما این نظام چیست و چه ارکانی دارد؟ در این مطلب از وبلاگ همورا بیشتر در این باره برایتان خواهیم گفت.

داستان تولد 5S

اصول 5S به‌نوعی از ابتدای دوره تمدن وجود داشته است. اگر نظم، آراستگی و توجه به اصول آن نبود، اهرام ثلاثه مصر، ارتش‌های منظم دوران هخامنشی و نظام‌های حکومتی موفق ایجاد نمی‌شدند. از سویی دیگر 5S  در زندگی روزمره بشر نیز وجود داشته است. خانه تکانی که رسمی ایرانی و قدیمی است و عده‌ای ظهور آن‌را مربوط به دوران میترائیسم می‌دانند، در واقع نوعی 5S است که هزاران سال از عمر آن می‌گذرد و یا عادت برخی از قوم‌های عشایری که لوازم غیرضروری را قبل از هر کوچ کنار می‌گذراند، می‌تواند به‌عنوان 5S تلقی شود.

5S بعدها به صنایع گوناگون آمریکا رسید و از آنجا که نظم، بهداشت و توجه به بالا بردن بهره‌وری وسایل و نیروی انسانی مورد اهمیت بود، روز به روز بیشتر به آن پرداخته شد. این داستان ادامه داشت تا اینکه آوازه این اصول به مناطق آسیای شرقی رسید.

آنچه امروزه به عنوان 5S می‌شناسیم از بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن و انتخاب پنج کلمه‌ی ژاپنی که همگی با S آغاز می‌شوند، گرفته شده است. در نتیجه بر خلاف تصور عمومی ژاپن، محل زایش 5S نیست اما 5S  یکی از کلیدی‌ترین رمزهای موفقیت ژاپنی‌ها در قرن اخیر است.

ژاپنی‌ها معتقدند اگر در زندگی و کار نظم داشته باشیم و به صورت عملی تمرین کنیم این موضوع در ذهن و تفکر ما رخنه می‌کند و به‌صورت ناخواد آگاه شیوه فکر و تصمیم‌گیری ما نیز منظم خواهد شد. بنابراین نظم باعث شکفته شدن استعدادها و بهتر شده تصمیم‌ها خواهد بود.

5S یا نظام آراستگی، کلید پیروزی ملت‌هایی است که نظم را در تمام ارکان زندگی خود جاری کرده‌اند

رعایت نظم و اهمیت آن در زندگی در سخن بزرگان بسیاری نیز آمده است. برای مثال توماس ادیسون که مخترع و دانشمندی نام‌آور است در این باره می‌گوید: «تمام پیشرفت‌های جهانگیر خود را مدیون اندیشه منظم و یادداشت برداری دقیق هستم». از سوی دیگر، «امانوئل کانت»، که او را به‌عنوان چهره‌ای محوری در فلسفه جدید می‌شناسند درباره نظم می‌گوید: «شیرین ترن نتیجه ی دقت و نظم، پیروزی است.» و در اندیشه‌ی «الکساندر پوپ» که دومین چهره ادبیات انگلیس پس از شکسپیر محسوب می‌شود، «نظم، اولین قانون آسمانی است».

در نتیجه پرداختن به نظم و آوردن آن به تمام بخش‌‌های زندگی محدود به یک فرهنگ، جامعه و یا قشر خاص نیست. هر فردی که بخواهد تحولی در سازمان، کسب و کار و عملکردش ایجاد کند باید به نظم با دیده‌ی عمیق بنگرد.

5S از چه ارکانی تشکیل شده است؟

پنح حرف ژاپنی که 5S را تشکیل داده‌اند به ترتیب شامل موارد زیر هستند

1. ساماندهی Seiri یا Separately
   اولین کاری که برای اجرای 5S باید انجام دهید، ساماندهی است. به این منظور لازم است تمام وسایل، ابزار، نیروها و هر آنچه که قرار است در مسیر 5S قرار بگیرند را در نظر بگیرید. سپس وقت آن است که چیزهایی که ضروری است را از غیر ضروری‌ها جدا کنید. خوب که دقت کنید می‌بیند، بعضی وسایل را سالی یک بار هم به سراغش نمی‌روید، برخی را هر روز احتیاج دارید و برخی را هم اصلا دیگر به کارتان نمی‌آید. برای شروع می‌توانید 5S را برای کیف پول خود اعمال کنید. برای این منظور باید ابتدا تمام وسایل داخل آن‌را بیرون بریزید و سپس تمام موارد را بررسی کنید. ممکن است داخل کیف‌تان پر باشد از قبض‌های عابربانک، کارت‌های ویزیت و یا رسیدهایی که فکر کردید ممکن است روزی به دردتان بخورد. آیا واقعا به تمام این موارد نیاز است و باید همه را نگه دارید؟ آیا باید تمام آنها را در دسترس‌ترین نقطه قرار دهید؟ ساماندهی می‌گوید وقت دل کندن از چیزهایی فرا رسیده که واقعا به آنها نیازی ندارید.
   
   
2. نظم و ترتیب Seiton یا Sort
   هر آنچه که کمتر به سراغش می‌روید را دورتر بگذارید و هر آنچه که دیگر استفاده نمی‌‎کنید را دور بریزید. در نهایت فقط چیزهایی باقی می‌ماند که به آن احتیاج دارید و باید نزدیک‌تر و در دسترس‌تر نگه‌شان دارید. نکته مهم این است که لازم نیست طبقه‌بندی و دور و نزدیک گذاشتن اشیا را بر اساس جنس، رنگ یا فرم انجام دهید بلکه باید ببینید به کدام وسیله بیشتر احتیاج دارید و کدام وسیله اگر دورتر باشد، مشکلی پیش نخواهد آمد. برچسب‌گذاری را امتحان کنید و تلاش کنید تا جای ممکن زمانی که ممکن است برای جستجو صرف می‌کنید را کاهش دهید. در مقیاس‌های بزرگ می‌توانید با کمک علائم، تابلوها و راهنماها به خود و افراد کمک کنید تا مسیرها را بهتر پیدا کنند و تا جای ممکن از دوباره کاری جلوگیری شود. در نهایت همه چیز را در جای مناسبش بگذارید و به اصولی که برای قرار دادن وسایل اتخاذ کرده‌اید پایبند باشید.
   
   
3. پاکیزه‌سازی Seiso یا Shine
   شروع به تمیزکاری کنید. این تمیزکاری فقط شامل محیط کار نمی‌شود و باید در جهتی باشد که عمر وسایل و ملزوماتی که در اختیار دارید را بالاتر ببرد. مثلا اگر قرار است مانیتورتان را تمیز کنید، علاوه بر صفحه نمایش باید قاب، پایه، بخش زیرین پایه، کابل‌هایی که به مانیتور می‌رسند و پشت مانیتور را هم با وسایل و مواد مناسب به‌خوبی تمیز کنید. لازم به ذکر است که اعمال روش‌هایی مانند گذاشتن صافی و فیلتر که مانع ورود آلودگی و گرد و غبار می‌شود، می‌تواند به انجام بهتر این بخش از اصل 5S کمک کند. در واقع هر عملکردی که برای بهبود این بخش به‌کار می‌برید و به عمر وسایل‌تان اضافه می‌کنید، در جهت صرفه‌جویی، جلوگیری از اتلاف انرژی و منابع است.
   
   
4. استانداردسازی Sekitsu یا Standardize
   کنترل و اصلاح سه مرحله‌ی بالا را استانداردسازی می‌نامند. این موضوع به این معناست که پس از انجام مراحل قبلی نباید سیستم را رها کنید و لازم است که مراحلی که ی کرده‌اید را مجددا مورد بازبینی قرار دهید. به این منظور جلسات راهبری برگزار کنید، دستوالعمل‌هایی را تدوین کنید، تا جای ممکن ایمنی محیط کارتان را بالا ببرید، بهداشت را در سطح خیلی بالا رعایت کنید، به تاریخ انقضای وسایل و لوازم حساس باشید، هر تخریب کوچکی را جدی بگیرید و برای رفع آن به سرعت اقدام کنید و نقاط خطرساز محیط را بشناسید. افرادی که اصول 5S را رعایت می‌کنند را تشویق کنید و به دیگران بگویید که چرا آنها را تشویق کرده‌اید.
   
   
5. انظباط Shitsuke یا Self- discipline
   آخرین مرحله 5S تمرین، تمرین و تمرین تا جایی است که اصولی که آموخته‌اید از آموزه، تبدیل به عادت شود. تمرین وقت‌شناسی، پیروی از دستورالعمل‌ها، توجه به نکات مهم، رعایت نکات ایمنی، قوانین و توجه به زیبایی‌ها و ظواهر باید در این مرحله انجام شود. سازمانی که در حال انجام 5S است باید آن‌را در تمام بخش‌های کسب و کارش جاری کند. برای مثال تمام کارکنان باید با ظاهری آراسته در محل کار حاضر شوند، لوازمی که در اختیارشان است را با دقت و تمیز نگه دارند و در نهایت 5S را نه فقط در محل کار بلکه در جریان زندگی شخصی نیز به‌کار گیرند.

5S در چه سازمان‌های اجرا شده است؟

در سرتاسر جهان، سازمان‌ها، مراکز آموزشی، شرکت‌ها، کارخانه‌ها و... وجود دارند که با تکیه بر 5S توانسته‌اند به موفقیت‌های چشم‌گیری دست پیدا کنند. در ادامه چند نمونه این سازمان‌ها را معرفی کرده‌ایم.

1 ناسا

سازمان فضایی آمریکا که اقدامات و ماموریت‌های بسیاری را پیرامون کشف گیتی انجام داده است، یکی از مهمترین سازمان‌هایی است که با استفاده از اصول 5S فعالیت می‌کند. جالب است بدانید، 5S از همان روزهای اول همراه ناسا بوده و اگر این اصول نبود شاید هرگز سفینه آپولو 11 بر سطح ماه نمی‌نشست و فصل جدیدی در تاریخ اکتشافات فضایی آغاز نمی‌شد.

حساسیت بالای کار در ناسا و تلاش برای کاهش شکست در پروژه‌ها، از عواملی است که پای FS را به ناسا باز کرده است

2 شرکت تویوتا

در سال 1937، در یک کارخانه‌ی ریسندگی برندی متولد شد که امروزه به عنوان یکی از بهترین سازندگان اتوموبیل شناخته می‌شود. شرکت تویوتا موتورز که مقر اصلی آن در ژاپن قرار دارد، یکی از کارخانه‌های بزرگی است که از 5S بهره می‌برد و وجود آن باعث موفقیت‌های چشم‌گیرش شده است. شرکت تویوتا در هر مقیاسی 5S را اجرا می‌کند. مثلا در این کارخانه نه فقط خط تولید، بلکه حتی تخته‎های وایت‎برد نیز 5S شده‌اند.

5S به تویوتا کمک کرد تا یکی از برترین شرکت‌های تولید کننده وسایل نقلیه در جهان باشد

3 ارتش‌های منظم جهان

در بسیاری از گروه‌های ارتش جهان 5S بسیار پرکاربرد است. این نظم است که استفاده درست از ابزار، حرکت‌های حساب شده و در نهایت پیروزی را برای ارتش‌ها به ارمغان می‌آورد.

5S در ارتش‌های جهان یک موضوعی کلیدی و مهم است و توجه به آن می‌تواند نتیجه جنگ‌ها را تغییر دهد

4 دانشگاه قم

در سال 1390 دانشگاه قم، 5S را اجرا کرد و در راستای آن اقدامات گوناگونی از جمله تعویض وسایل خراب و کهنه، ایجاد قانون، نظم و قرار دادن اسناد بلااستفاده در انبار صورت گرفت. پس از این کار دستورالعمل اجرایی نیز تدوین شد تا نسل‌های بعد نیز با اصول 5S به کارشان ادامه دهند.

دانشگاه قم یکی از معدود مراکز آموزشی ایران است که سال‌ها پیش 5S را توسط کادر اداری و دانشجویان اجرا کرد

5 شرکت قم آلیاژ

این شرکت که تولید کننده‌ی آلیاژ سرب، روی و آلمینیوم است، سال‌هاست که در زمینه 5S فعالیت می‌کند و به عنوان یکی از کارخانه‌های پیشرو در امر بهره‌مندی از نظام آراستگی و یا 5S تلقی می‌شود. این شرکت گواهی‌نامه‌های ملی و بین‌المللی گوناگونی را دریافت کرده است.

شرکت قم آلیاژ با کمک 5S توانسته گواهی‌نامه‌های معتبر گوناگونی را کسب کند

تجربه 5S در شرکت همورا

یافتن راهکارهای نرم‌افزاری و مدیریتی موضوعی است که شرکت همورا در جهت کسب آن می‌کوشد. این هدف باعث شده تا 5S به عنوان یک عنصر کلیدی در همورا نیز ورود کند و در رسیدن به مقاصد کنارمان باشد. در نتیجه همکاران همورا با تکیه بر اصول 5S، محیط پیرامون، فایل‌ها، اسناد و... را همواره در نظم نگه می‌دارند تا سریع‌تر و منظم‌تر به اهداف تعیین شده خود دست پیدا کنند. همورا در 5S تجربیات گوناگونی را کسب کرده است و وجود آن‌را یکی از عوامل موفقیت خود می‌داند. برای مثال تمام کارکنان همورا نسبت به نظم و پاکیزگی محیط کار خود احساس مسئولیت می‌کنند و همواره در جهت حفظ و نگهداری وسایل شخصی و عمومی خود در تلاشند.

تکمیل 5S نیاز به صبوری، ایستادگی و آگاهی دارد. در یک سازمان لازم است که تمام اعضا بدانند چرا قرار است 5S را یاد بگیرند و چه مسیری را پیش‌رو دارند. آنها باید بدانند نتیجه کاری که انجام می‌دهند چیست و اگر سازمان توانست با بهره‌گیری از 5S به اهدافش دست پیدا کند، باید کارکنانش را در جریان آنچه که به دست آورده بگذارد. این روش کمک می‌کند تا 5S سریع‌تر در یک سازمان جا بیافتند و نتایج مثبت آن خیلی زود خودش را نشان بدهد.

این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.