دسترسی به هزینه‌ها (درخواست پرداخت‌ها)

مراحل ثبت درخواست پرداخت (ثبت هزینه) به چه صورت است؟

1. درخواست پرداخت
2. اعتبارسنجی: اگر مورد تایید است به مرحله بعد می‌رود. اگر درخواست رد شده باشد، به درخواست کننده اطلاع داده می‌شود تا آن‌را اصلاح نماید. ادمین، مدیر، جانشین مدیر یا شخص درخواست کننده در صورت داشتن سطح دسترسی می‌توانند سند را اعتبارسنجی کنند. لازم به ذکر است اگر سندی تایید شود، دیگر اجازه ویرایش سند درخواست پرداخت برایش وجود نخواهد داشت.
3. پرداخت: فردی که دسترسی داشته باشد، می‌تواند اطلاعات پرداخت را ثبت کند. همچنین پس از آن می‌تواند اطلاعات انتقال به نرم‌افزار حسابداری اصلی شرکت را نیز درج کند.

آیا می‌توان اسناد را باطل کرد؟

بله. در دو مرحله امکان ابطال سند وجود دارد.

• باطل 1: در مرحله پس از درخواست
• باطل 2: در مرحله پس از پرداخت

برای تعیین سطوح دسترسی به هزینه‌ها، باید به کدام قسمت از یوتاب مراجعه کرد؟

برای این‌کار می‌توان به بخش‌های مختلف یوتاب مراجعه کرد. اما برای سهولت در کار، تمام تنظیمات در صفحه‌ای جمع شده است. وارد پروفایل شخص شوید، در زیر صفحه، لینک‌هایی را مشاهده می‌کنید. بر روی لینک «دسترسی سندهای هزینه» کلیک کنید.

چه کسانی می‌توانند سند درخواست پرداخت ثبت نمایند و چه نوع سندی را؟

1. به شرط آنکه کاربر فعال باشد، دسترسی به «ثبت و مشاهده» را داشته باشد آنگاه اجازه ثبت درخواست پرداخت را خواهد داشت.
2. ضمنا اگر از کل، معین و تفصیلی استفاده می‌کنید، لازم است، به کاربر دسترسی به تفصیلی‌ها داده شود تا بتواند بر اساس آن درخواست پرداخت را انجام دهد.

چه کسانی به چه اسناد هزینه‌ای دسترسی مشاهده دارند؟

کلا 3 نقش در یوتاب وجود دارد. برای آنکه بدانیم هر شخص به کدام اسناد دسترسی دارد، باید آن را در یکی از نقش‌های زیر بیابیم.

1. ادمین یا مدیر سیستم: می‌تواند به تمام درخواست‌های پرداخت دسترسی داشته باشد و هیچ شرط محدود کننده‌ای برای ایشان درنظر گرفته نمی‌شود.
2. مدیران:
   1. «مدیر ارشد» یا «جانشین مدیر ارشد» به تمام اسناد کارکنان خود دسترسی دارد و هیچ شرط محدود کننده‌ی دیگری برای ایشان درنظر گرفته نمی‌شود.
   2. مدیران واحد نسبت به سایر واحدها به عنوان نقش «کاربر» درنظر گرفته می‌شوند.
3. کاربر:
   شرط آنکه کاربر دسترسی به «ثبت و مشاهده» را داشته باشد آنگاه:
   1. اسناد ثبت شده توسط خودش: هر کاربر می‌تواند درخواست‌هایی که خودش آن را ثبت کرده است را ببیند. (حتی اسناد محرمانه خودش)
   2. اسناد درون واحدی: اگر کاربر واحد سازمانی داشت (نامشخص نباشد) و اگر فیلد «درخواست پرداخت‌های واحد»، گزینه «امکان مشاهده» انتخاب شده بود، آنگاه آن پرسنل،
      • برای اسناد غیرمحرمانه: به تمام اسنادی که درخواست کننده‌ی آن هر یک از همکاران خود در واحد باشد، اجازه مشاهده پیدا می‌کند.
      • برای اسناد محرمانه: به شرط آنکه کاربر دسترسی به «هزینه‌های محرمانه» را داشته باشد آنگاه کاربر به اسناد محرمانه درون واحدی نیز دسترسی خواهد داشت.
   3. اسناد سایر واحدها: براساس 1. کل، معین، تفصیلی 2. نحوه اجرای رویداد و 3. نوع رویداد می‌توان تعیین کرد که کاربران واحدهای دیگر چه اسنادی را می‌توانند مشاهده کنند. در خصوص سطوح کل، معین و تفصیلی، شرط اعمال دسترسی زمانی است که هر 3 سطح انتخاب شده باشند.
      
      • برای اسناد غیرمحرمانه: اگر برای شخصی هر یک از آیتم‌های فوق انتخاب شده باشد، آنگاه شخص به اسناد این طبقه‌بندی در سطح کل سازمان دسترسی مشاهده دارد.
      • برای اسناد محرمانه: به شرط آنکه کاربر دسترسی به «هزینه‌های محرمانه» را داشته باشد آنگاه کاربر به اسناد محرمانه سایر واحدها نیز دسترسی خواهد داشت.

نکته مهم: اگر شما از مراکز فروش در یوتاب استفاده می‌کنید، شرط اول مشاهده سندهای هزینه (به جز برای ادمین)، آن است که کاربر به آن مرکز فروش دسترسی داشته باشد. اگر درخواست پرداخت به هیج مرکز فروشی متصل نباشد، این شرط برای هیچ نقشی چک نمی‌شود.

چه کسانی می‌توانند یک سندی را اعتبارسنجی (تایید یا رد) نماید؟

اگر کاربری بتواند سندی را مشاهده کند، آنگاه دسترسی اعتبارسنجی سند به شکل زیر چک می‌شود:

1. ادمین یا مدیر سیستم: هر سندی را می‌تواند اعتبارسنجی کند.
2. مدیران: «مدیر ارشد» یا «جانشین مدیر ارشد» می‌تواند تمام اسناد کارکنان خود را اعتبارسنجی کند به شرط آنکه دسترسی «اعتبارسنجی هزینه» را داشته باشد.
3. کاربران: اگر کاربر دسترسی «اعتبارسنجی هزینه» را داشته باشد و اگر برای کاربر، تعریف شده باشد که «اجازه تایید پرداخت هزینه» توسط «خودش» وجود دارد، آنگاه کاربر می‌تواند اسناد خود را تایید کند.

چه کسانی می‌توانند پرداختی سندی را ثبت کنند؟

اگر کاربری بتواند سندی را مشاهده کند، آنگاه دسترسی ثبت پرداختی سند به شکل زیر چک می‌شود:

1. ادمین یا مدیر سیستم: پرداخت تمامی اسناد را می‌تواند ثبت کند.
2. مدیران: به شرط آنکه دسترسی «ثبت پرداخت هزینه» را داشته باشد آنگاه اجازه ثبت پرداختی را دارد.
3. کاربران: به شرط آنکه دسترسی «ثبت پرداخت هزینه» را داشته باشد آنگاه اجازه ثبت پرداختی را دارد.