آشنایی با فرم‌ها
دنیای اطراف ما پر شده از فرم. فرم‌های تقاضای صدور شناسنامه، فرم ثبت‌نام در مدرسه، فرم ثبت‌نام در کنکور، فرم اعزام به سربازی و غیره. در این مطلب با اجزای فرم در سازمان‌ها بیشتر آشنا شوید.
1. آشنایی با فرم‌ها
فرم‌ها مدارکی هستند که عموم مردم به خوبی با آن‌ها آشنایی دارند. هر کارمندی در بدو ورودش به سازمان اولین نوع از مستندات سازمانی را در قالب فرم یا برگه‌ی درخواست به کار مشاهده و تکمیل می‌نماید.
فرم‌ها از یک سلسله فیلدها و عناصری تشکیل شده‌اند که از مخاطب می‌خواهند تا داده‌های مورد نیاز را بر اساس طبقه‌بندی خاصی در آن وارد نماید.
اصولاً فرم‌ها باعث ایجاد و انتقال نظم فکری و اجرایی در طول عمر سازمان و بین افراد مختلف درون یا برون سازمان می‌گردد. کاربردهای مهم استفاده از فرم‌ها عبارتند از:
- سهولت در جمع‌آوری اطلاعات
- ایجاد نظم و سهولت در دسته‌بندی و تفکیک داده‌ها
- سهولت در انتقال اطلاعات مفید و مورد نیاز به فرد یا افراد دیگر جهت انجام و تکمیل فرآیندهای کاری
- ذخیره و بایگانی اطلاعات
غالباً فرم‌ها به صورت کاغذی و یا الکترونیکی در دسترس می‌باشند. با افزایش سامانه‌ها، اتوماسیون‌ها و انواع نرم‌افزارها، نوع الکترونیکی آن به شدت در حال گسترش است. فرم‌ها به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارها در اکثر نرم‌افزارها مشاهده می‌شوند. در نرم‌افزارها، هرگاه بتوانید در پنجره یا صفحه‌ای موردی را وارد (تایپ) و یا انتخاب نمایید، در واقع با یک فرم روبرو شده‌اید. برای مثال فرم ورود به نرمافزار (فرم لاگین)، فرم ثبت مرخصی و بسیاری دیگر از فرم‌ها که باعث جمع‌آوری اطلاعات از سوی کاربر و انتقال آن به بخش دیگری از برنامه و یا ذخیره‌سازی آن در بانک اطلاعاتی می‌شوند.
فرم‌های الکترونیکی از جهات بسیاری نسبت به فرم‌های کاغذی ارجحیت دارند. یکی از مهم‌ترین محاسن آن‌ها، امکان برخورداری از فرم‌های هوشمند یا پویا می‌باشد. برای مثال اگر برگه‌ی مرخصی خود را از طریق سامانه‌ی نرم‌افزاری پر کنید ممکن است قبل از تکمیل به شما یادآوری نماید که سقف مرخصی‌های شما به اتمام رسیده و یا ممکن است با انتخاب یک آیتم، عناصری از فرم، با توجه به آیتم انتخاب شده، تغییر نماید. این پویایی و هوشمندی باعث می‌شود تا تنها اطلاعات مورد نیاز جمع‌آوری شده و کار را برای کاربر آسان نماید.
امکان «اعتبارسنجی» یکی دیگر از محاسن فرم‌های الکترونیکی است که باعث می‌شود احتمال خطا در ورود اطلاعات توسط کاربر به طور قابل توجه‌ای کاهش یابد. بدین معنا که مثلاً در فیلدهایی که باید عدد وارد شود، کاربر به جز عدد و محدوده‌ی تعیین شده، نمی‌تواند عدد یا حروفی را وارد نماید و در غیر اینصورت نرمافزار اعلام خطا کرده و اجازه‌ی ادامه‌ی کار وجود نخواهد داشت. همچنین به کاربر اجازه داده نمی‌شود که فیلدهای اجباری را خالی بگذارد.
امروزه سازمان‌های پیشرو و فرآیند محور، تلاش دارند تا تمام نیازهای روزمره‌ی کاری خود را بوسیله‌ی نرم‌افزارهای مجهز به فرم‌های هوشمند پیش برده تا بتوانند جریان اطلاعاتی و کاری سازمان خود را در سطح مطلوبی نگاه دارند.
همچنین امروزه نرم‌افزارهای زیادی وجود دارد که روز به روز به تعداد آن‌ها اضافه شده و در حال توسعه‌ی همه‌جانبه هستند تا کاربران با گذراندن دوره‌های آموزشی، به سادگی و بدون نیاز به تسلط برنامه‌نویسی بتوانند فرم‌های الکترونیکی مورد نظر خود را تولید نمایند. به این‌گونه نرم‌افزارها اصطلاحاً «فرم‌ساز» نیز گفته می‌شود که ضمن سهولت در طراحی و ایجاد فرم‌ها، توانایی خوبی در ایجاد فرآیندهای سازمانی جهت گردش و انجام کار دارند. به عنوان مثال در گوگل درایو، امکانی تحت نام گوگل فرم به همین منظور برای سرویس‌دهی به عموم مردم طراحی شده است.
جهت حفظ، ارتقاء، هماهنگی و جلوگیری از تداخل فرم‌های سازمان لازم است تا فرم‌ها به طور کلی تحت نظارت مدیریت طرح و برنامه، تشکیلات و روش‌ها، سیستم‌ها و روش و یا مدیریت MIS قرار بگیرند. برای راحتی در ادامه این متن، مسئول مربوطه با نام «مرجع کنترل مستندات» عنوان می‌شود.
2. انواع فرم‌ها
فرم‌ها را می‌توان با رویکردهای مختلف طبقه‌بندی نمود. برای مثال در یک تقسیم‌بندی می‌توان فرم‌ها را به فرم‌های اداری، مالی و سیستمی تفکیک کرد.
در اینجا قصد داریم تا فرم‌ها را بر اساس گردش اطلاعات در سازمان دسته‌بندی نماییم. در ادامه به تشریح این طبقه‌بندی می‌پردازیم.
- فرم‌های شخصی
هر فرد به تنهایی ممکن است برای انجام امور خود اقدام به طراحی فرم نماید. برای مثال ممکن است یک کارمند برای نوشتن کارهای روزانه‌ی خود (بدون آنکه از ایشان خواسته شده باشد) فرمی را طراحی و مورد استفاده قرار دهد. این در حالی است که برای انجام چنین کاری، احتمالاً کارمند دیگری در همان سازمان از فرم دیگری که شخصاً و با سلیقه‌ای متفاوت طراحی شده استفاده می‌نماید. با اینکه طراحی، بروز رسانی و بایگانی این‌گونه فرم‌ها بر عهده همان شخص می‌باشد اما بهتر است همیشه یک نسخه از آخرین بازنگری جهت آرشیو به مرجع کنترل مستندات ارسال شود.
- فرم‌های درون واحدی (داخلی)
فرم‌هایی ممکن است در هر اداره، مدیریت و یا معاونت طراحی و مورد استفاده قرار گیرند که کاربرد آن در محدوده‌ی واحدهای کاری درون همان معاونت باشد. در این حالت طراحی فرم بر عهده همان واحد بوده اما شماره فرم باید از مرجع کنترل مستندات گرفته شود.
همچنین لازم است همیشه آخرین نسخه به صورت فایل قابل ویرایش (مثلاً فایل ورد) به همراه فایل PDF، جهت آرشیو به مرجع کنترل مستندات ارسال گردد.
- فرم‌های بین واحدی (عمومی)
این فرم‌ها که از اهمیت بالایی نسبت به موارد قبلی برخوردارند. با توجه به نیازهای یک یا چند واحد طراحی شده و ممکن است مورد استفاده‌ی همان واحد و یا واحدهای دیگر درون سازمان قرار بگیرند. از جمله‌ی این فرم‌ها می‌توان به برگه‌ی مرخصی، فرم صورتجلسه و سایر موارد مشابه اشاره نمود.
تمامی این فرم‌ها با نظارت و تأیید مرجع کنترل مستندات تهیه، بروز رسانی و شماره‌گذاری می‌گردند.
- فرم‌های خارج از سازمان (خارجی)
ممکن است برای ارتباط با مشتریان، ذینفعان، سهام‌داران، زنجیره‌های تأمین، متقاضیان کار و هر فرد خارج از سازمان، فرم‌هایی وجود داشته و مورد استفاده قرار گیرند. این فرم‌ها از این جهت اهمیت ویژه‌ای دارند که برای مخاطب، نشانه‌ای از طرز تفکر، رفتار و نظم درونی سازمان است. لذا در طراحی آن‌ها باید دقت بیشتری داشت و زمان کافی صرف نمود. این‌گونه فرم‌ها معمولاً از نظر گرافیکی و کیفیت چاپ نیز با سایر فرم‌های مورد استفاده‌ی سازمان متفاوت است. فرم درخواست خرید، فرم‌های نظرسنجی و فرم شکایات از جمله‌ی این نوع فرم‌ها می‌باشند.
تمامی این فرم‌ها با نظارت و تأیید مرجع کنترل مستندات تهیه، بروز رسانی و شماره‌گذاری می‌گردند. همچنین واحدهای پشتیبانی، تبلیغات و یا هر واحد دیگری که مسئول سفارشات چاپی در سازمان است باید برای چاپ این‌گونه فرم‌ها با تکمیل فرم مربوطه ازمرجع کنترل مستندات تأییدیه دریافت نماید.
3. عناصر فرم
در طراحی و استفاده از فرم‌ها با علائمی روبرو می‌شویم که در جداول زیر توضیحاتی در خصوص هر یک از آن‌ها آمده است. لازم است که کارکنان با اسامی و کاربرد هر یک از آن‌ها آشنا شوند تا بتوانند با ادبیات مشترکی با یکدیگر گفتگو کنند.
| ردیف | نام | نام انگلیسی | نشانه | توضیحات |
| 1 | فیلد متنی | Text Field |  |
این فیلد معمولاً به صورت جای خالی یا نقطه‌چین وجود دارد که با اعداد و حروف تکمیل می‌شوند. |
| 2 | چِک‌لیست | Check Box | □ | از این عنصر برای انتخاب یک یا چند گزینه استفاده می‌شود. برای انتخاب این عنصر معمولاً از علامت تیک استفاده می‌شود. مثال: انتخاب نمودن علاقه‌مندی‌ها از لیست |
| 3 | دکمه رادیویی | Radio Bottom | ○ | از این عنصر (برخلاف چک‌لیست)، برای انتخاب تنها یک گزینه از چندین گزینه استفاده می‌شود. مثال: انتخاب جنسیت (مرد یا زن) |
| 4 | آیتم اجباری | Required | * | معمولاً از این علامت برای نمایش آیتم‌هایی که کامل نمودن آن توسط مخاطب اجباری می‌باشد استفاده می‌شود. |
همچنین در فرم‌های الکترونیکی، عناصری بیش از موارد فوق می‌تواند وجود داشته باشد که در جدول زیر آمده است.
4. طراحی فرم
قبل از طراحی هر فرمی لازم است که موارد زیر کاملاً شفاف گردد:
- ماموریت فرم چیست؟
- فیلدهای مورد نیاز فرم چیست؟
- کدامیک از فیلدهای فرم در چه مراحلی و توسط چه کسانی تکمیل می‌شوند و با چه ترتیبی باید در فرم قرار بگیرند؟
- چه فیلدهایی اجباری هستند؟
- آیا در حال حاضر در سازمان فرمی با چنین شرایطی وجود دارد؟ اگر بله، آیا می‌توان به جای خلق جدید، با تغییراتی از همان فرم‌ها استفاده کرد؟
با پاسخ به سئوالات فوق، شمایی کلی از فرم مورد نظر تهیه می‌شود. اکنون لازم است که فرم در نرم‌افزاری مانند مایکروسافت ورد طراحی شود.
4-1. نکات مهم در طراحی فرم
نکات مهم و زیادی در طراحی فرم‌ها وجود دارد که رعایت آن‌ها باعث بهبود و عملکرد صحیح آن‌ها می‌گردد. در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره شده است:
- در ایجاد فرم‌های جدید دقت شود تا دلایل و لزوم ایجاد آن کاملاً توسط طراح درک شود. در واقع قبل از ایجاد فرم جدید فکر شود که محاسن وجود و یا فقدان فرم چه می‌تواند باشد.
- معمولاً در صورتی که درخواستی به طور مرتب تکرار می‌شود و درخواست‌کننده‌ها آن را به صورت نامه و با اطلاعات ناقص ارسال می‌کنند وجود فرم می‌تواند ضروری باشد.
- قبل و پس از طراحی فرم، چند بار خود را جای فردی که می‌خواهد در آینده فرم را تکمیل نماید قرار داده و آن را بصورت عملی تکمیل نموده تا بتوان تا جایی که امکان دارد فرم مطلوبی را طراحی نمود.
- بهتر است فرم‌های جدید، برای مدتی به صورت آزمایشی استفاده شوند تا مشکلات احتمالی آن نشان داده شده و اصلاح گردند.
- برای فرم‌های کاغذی دقت شود که شماره صفحه (برای فرم‌های بیش از یک صفحه) در پایین صفحات در سمت چپ درج گردد. همچنین در نمایش شماره صفحه، تعداد کل صفحه‌ها نیز مشخص شود. برای مثال: 2/6 به معنای صفحه دوم از تعداد 6 صفحه کل می‌باشد.
- کد فرم در زیر صفحات و در سمت راست تمامی صفحات فرم درج گردد.
- تا جایی که ممکن است از فرم‌های نرم‌افزاری استفاده شود.
- فرم‌ها هر چند وقت یکبار (حداقل سالی یکبار) بازنگری شده و در صورت نیاز، بهینه و به‌روز شوند.
- اگر فردی نسبت به تکمیل فرمی، انتقاد و پیشنهادی داشت، با حوصله به حرف‌های ایشان توجه شود. نکات مثبت ثبت شده تا در زمان بازنگری اصلاح شوند. همچنین در صورت لزوم، بدون ایجاد حساسیت در طرف مقابل، دلایل عدم پذیرش انتقادها را به ایشان اعلام نمایید.
- بهتر است فرم‌های جدید (فرم‌های بین واحدی) به همراه توضیحاتی مانند دلایل استفاده از فرم جدید، کاربرد آن و راهنمای تکمیل فرم، به صورت نامه به افراد مربوطه ارسال شود. در این حالت تهیه‌ی نامه بر عهده‌ی تهیه‌کنندگان فرم و ارسال و اطلاع‌رسانی بر عهده‌ی مرجع کنترل مستندات می‌باشد.
- اشاره به فرم‌ها در دستورالعمل‌ها اکیداً توصیه می‌شود. بهتر است فرم‌ها به صورت پیوست به دستورالعمل‌ها اضافه شوند و با بازنگری دستورالعمل‌ها، آخرین بازنگری فرم جایگزین گردد. در دستورالعمل‌ها تنها لازم است به نام و شماره فرم اشاره شود. در واقع درج شماره بازنگری در دستورالعمل‌ها اشتباه بوده و خوانندگان دستورالعمل‌ها نیز باید دقت نمایند که همواره ملاک، آخرین نسخه بازنگری شده است.
- فرم‌ها نه برای بزرگنمایی کارها و نه برای ایجاد زحمت و دردسر در انجام امور ایجاد می‌شود. لذا دقت شود که این‌گونه افکار بواسطه فرم طراحی شده‌ی شما در دیگران ایجاد نشود. اینکه چه کسی باید فرم را تکمیل نماید یکی از شاخصه‌های مهم هر فرم است. لذا دقت شود که اطلاعات ضروری شما که بواسطه فرم توسط دیگران تکمیل می‌شود خللی در امور دیگران ایجاد نکند. برای مثال اگر قرار بود که آتش‌نشانان برای خاموشی آتش منتظر تکمیل یکسری فرم، تأیید و تصویب آن توسط افراد دیگر بمانند آن‌وقت چه اتفاقی رخ می‌داد؟ این درحالی است که تمام گزارشات و اطلاعات مورد نیاز توسط آتش‌نشانان تکمیل و بعد از عملیات توسط افراد مرتبط و در فرم‌های مختلف تکمیل می‌شود. فرم‌هایی که جنبه‌ی درخواست پشتیبانی و خدماتی دارند (به‌خصوص پشتیبانی آی‌تی) از جمله‌ی این فرم‌ها می‌باشند.
همانطور که قبلاً نیز اشاره شد، فرم‌ها از جایگاه مهم و محکمی در سازمان‌ها برخوردار هستند. وجود آن‌ها باعث افزایش دقت، سرعت و کارایی سیستم می‌شود. با این حال استفاده‌ی نادرست از فرم‌ها، ایجاد فرم‌های فکر نشده و نامناسب و بی‌توجهی به نکات مطروحه فوق می‌تواند باعث معضلات و مشکلاتی در سیستم شود. رایج‌ترین مشکلات در استفاده از فرم‌ها عبارتند از:
- مقاومت کارکنان از تکمیل فرم‌ها
- بی‌دقتی در تکمیل و وارد نمودن داده‌ها در فرم‌ها توسط کارکنان، بخصوص در فرم‌هایی که تکمیل‌کننده احساس کند که در تکمیل اطلاعات ذینفع نبوده و یا این فرم‌ها صرفاً موجب افزایش بروکراسی شده است.
- کامل نبودن اطلاعات مورد نیاز
5. شناسنامه فرم
قبل از اجرایی شدن فرم لازم است که برگه‌ای به عنوان شناسنامه‌ی فرم تکمیل شود. برخی از مواردی که لازم است تا در این برگه ثبت شوند در ادامه آمده است:
- نام فرم
- دامنه کاربرد: نشان‌دهنده‌ی آن است که فرم مربوطه در کدام یک از واحدهای سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- دلایل ایجاد یا تغییر: به طور مختصر، شرحی در خصوص دلایل ایجاد یا تغییر فرم را بیان می‌کند. همچنین در صورت تغییر، لازم است تا لیستی از تغییرات انجام شده نام برده شود.
- مشخصات تهیه‌کننده، تأیید‌کننده و تصویب‌کننده
- تاریخ بازنگری: شامل 10 کاراکتر با عدد و علامت «-» می‌باشد. برای مثال 01-01-1392
- شماره نگارش: که به صورت شمارنده بوده و بعد از تغییر فرم یک عدد به آن اضافه می‌شود. این شماره دو رقمی بوده و از 01 تا 99 ادامه می‌یابد. اگر فرمی برای صدمین بار تغییر کند آنگاه باید شماره فرم جدیدی به آن اختصاص داده شود.
- شماره فرم: عبارت است از سه بخش همانند فرمت زیر:
[شماره نگارش 2 رقمی] - [کد 4 رقمی] F
کد 4 رقمی: این کد به ازای هر فرم اختصاص داده می‌شود و از عدد 0001 آغاز و تا Z999 ادامه می‌یابد. بنابراین تعداد بسیار زیادی فرم می‌تواند تولید شود. در واقع اگر تعداد فرم‌ها از عدد 9999 تجاوز نماید آنگاه رقم سمت چپ به کاراکتر A تبدیل شده و از A000 تا A999 ادامه یافته و بعد از آن به همین ترتیب تا Z999 کدگذاری می‌شوند. لازم به ذکر است که این کد به صورت منحصر به فرد بوده و حتی اگر فرم موجود دیگر مورد استفاده قرار نگیرد، شماره‌ی آن تا ابد برای فرم دیگری استفاده نخواهد شد. شماره نگارش نیز نمایانگر تعداد نسخه‌های ویرایش و منتشر شده می‌باشد. بنابراین اگر فرمی در حال تغییرات بوده و هنوز به تصویب نرسیده یا به صورت رسمی در سازمان جاری نشده نیازی به تغییر شماره نگارش نمی‌باشد. پس از آنکه شماره نگارش به 99 رسید، فرم احتمالاً با ورژن اول بسیار تفاوت داشته و باید شماره یا کد جدیدی به فرم اطلاق گردد. فرم‌ها (به جز فرم‌های شخصی) توسط مرجع کنترل مستندات شماره‌گذاری می‌شود. بدین ترتیب که پس از طراحی فرم، نسخه‌ای از آن (به صورت فایل) به همراه شناسنامه‌ی فرم، برای مرجع کنترل مستندات ارسال می‌شود. این مرجع نیز شناسنامه را با درج شماره‌ی فرم، تکمیل نموده و عودت می‌دهد.
6. آرشیو فرم‌ها
همانطور که در بالا نیز اشاره شد، سوابق تمامی فرم‌ها در مرجع کنترل مستندات، جمع‌آوری و نگه‌داری می‌گردد. بنابراین تمامی کارکنان در زمان ایجاد و یا تغییر در فرمی، موظف هستند که همواره آخرین نسخه به صورت فایل قابل ویرایش (مثلاً فایل Word) به همراه فایل PDF، جهت آرشیو به مرجع کنترل مستندات ارسال نمایند.
این مرجع نیز باید فایل اکسلی از لیست فرم‌ها (و به‌روز) وجود داشته باشد که تمام مشخصات موجود در شناسنامه‌ی فرم‌ها در آن به صورت ستونی آورده شود. همچنین لازم است تا لینک ارتباطی با فایل فیزیکی نیز در یکی از ستون‌های این فهرست وجود داشته باشد.
از طرفی در شبکه‌ی داخلی سازمان و یا هر محیط ذخیره‌سازی سوابق، به ازای هر 100 فرم، باید پوشه‌ای ایجاد شود. سپس در هر یک از این پوشه‌ها، پوشه‌هایی با نام شماره فرم وجود خواهد داشت. داخل هر یک از آن پوشه‌ها نیز یک پوشه با نام Old که داخل آن نیز نگارش‌های قبلی و نامعتبر وجود دارد. نام این پوشه شامل شماره فرم و شماره نگارش می‌باشد. در کنار پوشه‌ی Old، سه فایل به شکل زیر وجود خواهد داشت:
- آخرین نسخه از فرم بصورت فایل Word با نام کامل (شماره فرم و شماره نگارش) برای نمونه فایل: F0258-08.doc
- آخرین نسخه از فرم به صورت فایل PDF با نام کامل
- اسکن شناسنامه‌ی فرم با نام کامل و حرف s در آخر به صورت فایل PDF. مانند: F0258-08-s.pdf
در خصوص نحوه‌ی دسترسی، موارد زیر قابل توجه است:
- دسترسی کامل (Read & Write) تنها در اختیار مرجع کنترل مستندات می‌باشد. سایر افراد و سایر واحدها تنها اجازه‌ی دیدن و خواندن (Read only) دارند.
- اجازه‌ی دیدن فرم‌های شخصی و درون واحدی (داخلی)، بنا به واحد مربوطه با دسترسی Read Only
امیدوارم با استفاده‌ی درست از فرم‌ها، روال‌های سازمانتان را کم هزینه‌تر و سریع‌تر نمایید.
بنیان‌گذار شرکت همورا و مدیرعامل کنونی این شرکت است.
از سال ۱۳۸۰ برنامه‌نویسی را شروع و به تحول و توسعه سازمانی علاقه دارد. (رزومه رسمی)
انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.