نابرده یوتاب، جشن میسر نمی‎شود

وقتی در بیداری کابوس دیدم!

تابستان سال گذشته بود و روزهای اول کارم در یک آژانس گردشگری به‎نام دالاهو که از سال‎ها پیش جزء مشتریان هموراست. یک روز عصر به جلسه‎ای فراخوانده شدم و در طی آن فهمیدم که برگزاری جشنی بزرگ را در پیش داریم. تعداد همسفران ما به بیش از صدهزار نفر رسیده بود! عددی بسیار بزرگ که نمی‌توانستیم به این سادگی‌ها از آن بگذریم. آژانس تصمیم گرفت تا جشنی را برنامه‌ریزی و برگزار کند. بعد از جلسه مدیرم با یک لیست بلند بالا کنار میز من حاضر شد. با اینکه قرار نبود از تمام آن صدهزار نفر دعوت کنیم، اما پروژه‌ای بسیار بزرگ در حال شکل‌گیری بود. دالاهو تصمیم گرفته بود از تمام لیدرهایش، کارکنان ستادی و همچنین مسافرانی که بیش از 120 روز همسفرش بودند، به حضور در سفری خارج از شهر دعوت کند. مسئولیت دعوت از تمام این افراد با من بود. باید با هرکدام به‌صورت جداگانه گفتگو می‌کردم، درباره چرایی و چگونگی سفر می‌گفتم و البته تایید حضور یا عدم حضور آنها را نیز اطلاع می‌دادم.

این کار برای من که تازه چند روز از حضورم در دالاهو می‌گذشت، بسیار سخت و طولانی به‌نظر می‌رسید. با توجه به آنکه تعداد همسفران زیاد بود، دالاهو باید با آمار دقیق برای تهیه ماشین‌ها، راهنماهای سفر، ناهار و اقلام مورد نیاز دیگر اقدام می‌کرد. اما مشکل اینجا بود که برای برگزاری این رویداد خیلی سریع تصمیم‌گیری شده بود و ما کمتر از سه روز برای همه این کارها وقت داشتیم. همان اول کار تمام وظایفی که باید انجام می‌دادم و آمار دقیقی که هرچه زودتر باید به دست مسئولین مرتبط می‌رساندم برایم شبیه یک کابوس شد. کابوسی که نمی‌دانستم نتیجه‌اش چه می‌شود.

دوست خوب من، یوتاب

من برای تماس‌هایم نیاز به اطلاعات دقیقی از جمله لیست لیدرها، شماره مسافران و تعداد روزی که آنها با ما سفر کرده بودند داشتم. کمی بعد که توانستم به اعصابم مسلط شوم یاد نرم‌افزاری افتادم که هر روز قبل از هر کاری آن‌را چک می‌کردم، یوتاب. نرم‌افزار تحت وبی که شرکت همورا از سال‌ها پیش برای دالاهو نوشته بود و نسخه‌های جدید آن‌را هم برایش بارگذاری می‌کرد. در یوتاب لیست لیدرها به تفکیک مشخص شده بود. تمام مشخصات آنها از جمله سابقه‌ی کاری، روزهای سفر و اطلاعات تماس، تنها با یک کلیلک برایم ظاهر می‌شد. بعد از آنکه کمی خیالم راحت شد، نوبت پیدا کردن مسافران بود. از لیستی که در دست داشتم، اولین اسم را در قسمت جستجوی یوتاب تایپ کردم و چند ثانیه بعد مسافر مورد نظر هم پیدا شد. اطلاعات همسفران هم مانند لیدرها کامل بود. در واقع یوتاب کمک کرد تا بانک اطلاعاتی قوی و مهمی از افرادی که با آنها سر و کار داشتیم ایجاد شود.
خب حالا نوبت تماس با مهمانان بود. اول به این فکر کردم که باید کاغذ بزرگی بردارم یا شاید باید به سراغ جدول‌های اکسل بروم. اما یوتاب برای این مرحله هم پیشنهاد بهتری داشت.
یکی از مهم‌ترین کارهایی که یوتاب برای دالاهو انجام می‌داد تهیه لیست‌های سفر بود. من هم تصمیم گرفتم برای جشنی که در پیش داشتیم از همین لیست‌ها استفاده کنم. لیست‌ها قابلیت‌های خوب زیادی داشتند. علاوه برآن قسمتی به‌نام «پیگیری» هم در یوتاب وجود داشت که به من کمک کرد کارهای زیر را به‌سهولت انجام بدهم.

با یوتاب هیچ اطلاعاتی گم نمی‌شود.

• نتیجه گفتگو با هر مهمان را به صورت پیامی کوتاه یا بلند در کنار اسم آن فرد بنویسم. با توجه به آنکه باید در هر روز حداقل با صد نفر به صورت تلفنی صحبت می‌کردم و امکان فراموشی بسیار زیاد بود، این ویژگی کمک می‌کرد تا تمام گفتگوها را ثبت کنم.
• عباراتی آماده از قبل وجود داشتند که به بالا رفتن سرعت ثبت مکالمات کمک می‌کردند. عباراتی مانند، «در دسترس نبود»، «خاموش بود»، «کنسل کردند»، «قطعی کردند» و... که می‌توانست نتیجه گفتگو را به صورت خلاصه نشان بدهد.
• با خواندن پیگیری‌های روزهای گذشته، می‌دانستم با چه کسانی باید مجددا تماس بگیرم یا چه افرادی بوده‌اند که هنوز معلوم نیست در سفر همراه ما باشند.
• در یوتاب پیگیری‌هایی که باید برای روزهای گذشته، امروز، فردا و روزهای آینده انجام می‌دادم با رنگ‌های مجزا تفکیک شده بود. در نتیجه من می‌توانستم حجم کارهای هر روزم را تخمین بزنم.
• می‌توانستم بدون استفاده از ایمیل برای همکارانم مواردی را برای بررسی فوری از طریق پیگیری‌ها ارسال کنم. به این شکل مدیر و تمام افرادی که به اطلاعات آنلاین نیاز داشتند می‌توانستند در هر زمان و مکان به روزترین اطلاعات را ببینند.

فقط بگویید چه لیستی می‌خواهید؟

یک روز وقت داشتیم که بالاخره تماس‌ با مهمانان تمام شد و بیش از دو سوم آنها گفتند که همراه ما خواهند بود. با توجه به ظرفیت ماشین‌هایی که برای این سفر تدارک دیده بودیم، سه لیست در یوتاب آماده کردیم. لیست‌ها روی یوتاب بود و من به این فکر می‌کردم که یک روز دیگر وقت داریم و هنوز چند کار باقی مانده است. آن کابوس دو ‌روز پیش داشت دوباره سراغم می‌آمد که یوتاب از غصه نجاتم داد.

با یک کلیک در یوتاب، هر گزارشی در دسترس است.

یکی از مهم‌‌ترین اقداماتی که باید قبل از به‌راه افتادن انجام می‌دادیم تهیه لیستی برای بیمه و گرفتن تایید آن بود. یوتاب اینجا هم تنها با یک کلیک لیست بیمه را در اختیار ما گذاشت. این لیست به سبب آنکه منظم و دقیق آماده شده بود به سرعت تایید شد. راهنماهای سفر برای آنکه بتوانند برنامه را به شکل خوبی پیش ببرند نیاز به اسامی مسافران و اطلاعات تماس آنها داشتند. یوتاب فکر آنها را هم کرده بود. علاوه بر آنکه از طریق یوتاب لیست مورد نیاز لیدرها را در اختیاراشان گذاشتیم، توانستیم به آنها بگوییم که تولد کدام مسافرشان نزدیک است و یا بعضی از آنها چه دارویی مصرف می‌کند یا چه بیماری خاصی دارند. ضمنا لیست لیدرها شامل خلاصه‌ای از برنامه سفر و مسیری که تور باید تا رسیدن به مقصد طی می‌کرد هم بود تا در صورت لزوم به کمک آنها بیاید.

آرامش، بدون طوفان

چهارشنبه بود و ما کمتر از بیست و چهار ساعت تا حرکت ماشین‌هایمان به سمت مقصد و جشن صدهزارتایی شدن، وقت داشتیم. من با بیش از دویست نفر در عرض دو روز گفتگو کرده بودم و با برخی از آنها بیش از دو بار تماس تلفنی داشتم. ماشین‌ها و لیدرها تعیین شده بودند و به‌صورت دقیق می‌توانستیم بگوییم برای چند نفر باید ناهار و تنقلات آماده کنیم. با کمک یوتاب توانستیم در روز قبل از حرکت به تمام همسفران ایمیل و اس‌ام‌اس ارسال کنیم. انجام این کار که کمتر از یک دقیقه به طول انجامید به مسافران کمک کرد تا درباره محل دقیق و زمان حرکت، نام تورلیدر و وسایلی که لازم بود با خود به سفر بیاورند اطلاعات لازم را کسب کنند و دیگر نیاز به مکالمه تلفنی با آژانس نداشته باشند.

بالاخره روز حرکت رسید و من برای بدرقه ماشین‌ها به محل حرکت تور رفتم. وقتی تمام همسفران با اطلاعات کافی و در زمان درست در محل حرکت حاضر شدند به روز اولی فکر کردم که با لیستی بلند بالا از اسامی‌شان برخورده بودم و فکر می‌کردم آیا امکان دارد که موفق به دعوت از همه آنها بشوم؟ جشن صدهزارتایی شدن مسافرین دالاهو کمک کرد تا چیزهایی جالبی را درباره یوتاب بیاموزم.

با اتکا بر یوتاب بود که ‌توانستیم با خیالی آسوده برای رویدادی جالب و زیبا برنامه‌ریزی کنیم.

مطالب مرتبط

پاک نشود: قدیمی: مخصوص مدیریت آژانس‌های گردشگری

دیجیتال مارکتینگ گردشگری

این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.