تجربه برنامه‌ریزی من

بدبختی‌های من از کجا شروع شد؟

در ماه‌های اخیر حجم کاری من در شرکت همورا بسیار زیاد شد. عجله‌ای بودن کارها از یک سمت و تنوع اونها آزارم می‌داد و باعث شده بود کلافه بشم، تمرکزم رو از دست بدم و به قول بهنام راندمان کاریم کم بشه. این شرایط باعث شده بود تا در تشخیص اولویت‌ها و اهمیت اونها دچار اشتباه بشم و اطرافیانم هم ازم راضی نباشند.
خلاصه اینکه در پایان روز من می‌موندم و کلی استرس کارهایی که انجام نشده بود. نگرانی از عواقب کارهای عقب افتاده سردرگمم کرده بود. با اینکه آدمی نیستم که از زیر کاری بخوام در برم اما تلاش‌هام راه به جایی نمی‌برد. نمی‌شد که بشه. نمی‌شد.
چند روزی سعی کردم با کمک بهناز کارمو اولویت‌بندی کنم اما این روند مقطعی بود و سردرگمی‌های من همچنان ادامه داشت. به نظر می‌رسید برنامه‌ریزی هم علاج کارم نباشه.
دلم می‌خواست از این وضعیت که توش دست و پا می‌زدم رها بشم.
دوستانم در شرکت متوجه این شرایط شده بودند. به خصوص روزی که با بغض به همه گفتم که من خیلی کار دارم و دیگه بریدم. اون لحظه همه ساکت شده بودند و ناراحت و بهنام که در حال خارج شدن از شرکت بود گفت فردا تو جلسه هفتگی بررسی می‌کنیم.

صفرمین قدم: احساس نیاز به برنامه‌ریزی و کمک خواستن از دیگران.

چه جوری برنامه‌ریزی کردیم؟

جلسه هفتگی تیم فنی راس ساعت شروع شد. من، بهنام، بهناز و محمد. اما راستش امیدی نداشتم. احساس می‌کردم که آخر جلسه نتیجه این خواهد بود که من توانایی‌هام کمه و شک نداشتم که اعتماد به نفسم رو از دست خواهم داد.

قرار شد من برم پای تخته و از گزارش کار و تسک‌های دوره‌ای، لیستی رو تخته بنویسم. بعد با کمک بقیه اونها را کامل کردیم و بعد طبقه‌بندی کردیم. در واقع کارهای مربوط به یک موضوع رو در یک شاخه قرار دادیم.

اولین قدم: لیست کارهاتون رو بنویسید و اونها را طبقه‌بندی کنید.

بعد یک سوال مطرح شد. ضریب اهمیت اونها چقدره؟ آره ما باید کارها رو بر اساس اهمیت سازمانی مرتب می‌کردیم. اولش به نظر سخت میومد اما این کار شاید آسون‌ترین بخش کار بود. در واقع اشراف همکاران به امور جاری باعث شد که کمتر از ۵ دقیقه این مرحله انجام بشه.

دومین قدم: لیست کارها را بر اساس اهمیت سازمانی سورت کنید. 

حالا باید می‌فهمیدیم که من در روز چند ساعت کار مفید می‌تونم داشته باشم. ساعت ورود و خروج، ناهار، استراحت و... محاسبه شد. در واقع تقویم ساعت کاریم تهیه شد. بعد اومدیم نوشتیم که هر طبقه از کارها به چند ساعت زمان در طول روز یا هفته نیاز داره. یه جور پیش‌بینی. بر اساس تجربه، گزارش کارهای قبل، تعهدات و سیاست‌های سازمان.
اولش احساس می‌کردیم که امکان نداره این حجم از کارها رو بشه در طول روز جا داد. اما به طرز معجزه آسایی نه تنها جا شد بلکه جالبه بدونید که یک زمانی هم اضافه آوردم و قرار شد در اون ساعت، کارهای مانده از روز یا کارهایی که خودم در شرکت بهشون علاقه بیشتری دارم رو انجام بدم.
به پیشنهاد همکاران، در طول روز زمانی‌هایی برای انجام کارهای اینتراپتی (عجله‌ای خارج از روال) در برنامه‌ریزی در نظر گرفته شد.

سومین قدم: برای هر کاری مدت زمانی را پیش‌بینی کرده و تقویم روزانه کاریتون رو بر اساس اون بچینید.

بعد از برنامه‌ریزی چه کنیم؟

خب باید بگم از همون لحظه‌ی بعد از جلسه احساس بهتری داشتم. برای اینکه برداشتن همین قدم هم باعث می‌شد تا از بی‌نظمی‌های ذهن من کم بشه. حالا باید به خودم قول می‌دادم که به این برنامه عمل کنم حتی اگر اشتباه باشه. چون تنها انجام اون بود که می‌تونست به بهینه کردن و اصلاحش که منجر به بهتر شدن شرایط من میشه کمک کنه.
اگر دست رو دست می‌ذاشتم و از زیرش در می‌رفتم همون روال سابق ادامه پیدا می‌کرد و من قطعاً اینو نمی‌خواستم.
در حال حاضر تقریباً دو ماهی از اون روز می‌گذره و من باید بگم خیلی بیشتر از اونچه که فکر می‌کردم از فشار روانی که به من وارد می‌‌شد کم شده.

چهارمین قدم: برای برنامه‌ریزی انجام شده ارزش قایل بشید و به اون متعهد باشید.

طی این مدت من سعی کردم در کنار عمل کردن به این برنامه‌ریزی، در جهت بهینه شدنش هم قدم بردارم. مثلاً زمان انجام بعضی کارها رو می‌تونستم کمتر کنم و در عوضش برای کارهایی دیگری بیشتر وقت بزارم یا جای بعضی از کارها رو باهم جابه‌جا کنم تا در زمان بهتری بتونم دقت بیشتری داشته باشم.

پنجمین قدم: از برنامه‌ریزی فیدبک بگیرید و اون رو بهینه کنید.

خب مسلمه که طی این مدت نتایج خیلی خوبی هم گرفتم:

• برنامه ریزی باعث میشه کمتر خسته بشم.
• از زمان‌های پرت من کم می‌کنه و احساس مفید بودن بهم دست می‌ده.
• اطرافیانم از تعامل با من در خصوص پروژه‌های مشترک راضی هستند.
• نتیجه‌های بهتری از انجام کارها می‌گیرم.
• تمرکزم بیشتر شده.
• اعتماد به نفسم افزایش پیدا کرده.

ششمین قدم: برنامه‌ریزی و نتایح اون رو بسنجید و به دیگران هم آموزش دهید.

سخن آخر

خب، فکر می‌کنم همه ما در کارمون یا حتی در مسائل دیگه‌ی زندگیمون دچار سردرگمی‌های این چنینی شده باشیم. تجربه به من یاد داده تا هر چیزی نظم نگیره نمی‌تونه بهینه بشه. مثل یه خونه شلوغ و به هم ریخته که هیچوقت زیبا به نظر نمی‌رسه. زندگی و کار ما هم همینطوره. می‌تونیم با گذاشتن هر تکه در جای خودش و اختصاص دادن زمان مناسب بهش علاوه بر اینکه در زمان و انرژیمون صرفه‌جویی کنیم، از نتایج به دست آمده در اخر کار راضی و سرحال باشیم.

این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.