آمارهای سازمان جهانی جهانگردی (UNWTO) میگویند؛ تنها در چهار ماهه نخست سال میلادی جاری بیش از 360 میلیون گردشگر در جهان جابهجا شدهاند! با این حجم از جابهجایی، «سرعت عمل» در صنعت گردشگری بسیار مهم است. درگفتگویی با یک کارشناس فروش تورهای گردشگری، از راهکاری نرمافزاری گفتهایم که همگام با نرخ رشد گردشگران بهپیش میتازد.
اگرچه این مدیران هستند که نرمافزارهای سازمان خود را تعیین و خریداری میکنند اما درنهایت کارکنان باید با آن نرمافزارها کار کنند. پرسنلی که میتوانند زوایای مختلف یک نرمافزار را درک و محاسن یا معایب آنرا کشف کنند. آنها معمولا نکات ارزشمندی را برای بهبود شرایط و یا توصیه به دیگران دارند. در یک عصر تابستانی ما به سراغ خانم «صبا عبدالوند» رفتیم. خانم عبدالوند کارشناس فروش تورهای گردشگری داخلی و خارجی هستند و بیش از هشت سال است که در این زمینه فعالیت دارند. سالهایی که بخش زیادی از آن با «یوتاب» نرمافزار تحتوبی که همورا آن را مخصوص فعالین در صنعت گردشگری طراحی کرده، گره خورده است.
من تقریبا از سال 1388 وارد این حرفه شدم و در زمینهی فروش انواع تورهای داخلی، خارجی و دیگر برنامههای گردشگری فعالیت دارم.
من کارم را در آژانس گردشگری «آخشیگان» آغاز کردم. این آژانس نرمافزار یوتاب را تهیه کرده بود و برای انجام بخشی از کارهایش از آن استفاده میکرد. بعد از آن هم در آژانس گردشگری «دالاهو» مشغول شدم که یوتاب جزء مهمی از کار و فعالیت آنها بود. در حال حاضر هم در شرکت گردشگری «اسپیلت» مشغول بهکار هستم که در آنجا هم با نرمافزار یوتاب کارهای مربوط به فروش تورها را انجام میدهیم.
دربارهی نوشتن در کاغذ و یادداشت برداری جدا از اینکه باعث مصرف زیاد کاغذ و آسیب به محیط زیست میشود، به فضای بسیار بزرگی برای بایگانی اسناد و مطالب نیاز داریم. ممکن است اطلاعات پراکنده شوند و البته قابلیت جستجوی سریع در اطلاعات وجود ندارد. اگرچه گوگلشیتها قابلیتهای گوناگونی دارند، اما ممکن است اطلاعات ما به هر دلیلی از بین برود. شاید یک روز از خواب بیدار شویم و ببینیم که به هر دلیلی، دیگر به اطلاعاتی که خودمان در گوگل شیتها بایگانی کردهایم دسترسی نداریم. کار با اکسل هم مشکلاتی دارد. مانند اینکه امکان بهاشتراکگذاری اطلاعات خیلی ساده نیست و کار کردن با آن نیاز به آموزش دارد که برای برخی از افراد دشوار است.
زمان خیلی کمی برای یادگیری یوتاب صرف کردم. یوتاب ظاهر ترسناک و پیچیده نداشت. تمام آیکونها و علائم با برچسبهایی مشخص شده بود و سریع میتوانستم کاربرد هر قسمت را یاد بگیرم. من بعد از آخشیگان به آژانس گردشگری دالاهو رفتم، در این جابهجایی مدتی از یوتاب استفاده نکرده بودم اما خیلی زود همه چیز را بهیاد آوردم. اتفاق جالب این بود که دالاهو و آخشیگان با دو شیوهی متفاوت از یوتاب استفاده میکردند و یادگیری این تفاوتها در حد یک یا دو ساعت انجام شد.
یوتاب برای من موهبت مهم و بزرگی است. من همیشه فکر میکنم اگر یوتاب نبود ما چگونه میتوانستیم کارهایمان را پیش ببریم. هیچ وقت لازم نیست دنبال کاغذ و خودکار بگردیم. اگر نیاز به اطلاعاتی داشته باشیم، سرچ یوتاب خیلی زود به کمک ما میآید.
من در تمام سالهایی که با یوتاب کار کردم موردی را بهخاطر ندارم که یوتاب نتوانسته باشد پابهپای ما یا حتی سریعتر حرکت کند. شاید قطعی برق یا کندی اینترنت باعث بروز مشکل در کارها شود اما یوتاب کارایی خود را همیشه حفظ میکند.
یک بخش مهم از یوتاب قسمتی بهنام پیگیریهاست که با کمک آن از بروز مشکلات زیادی جلوگیری شده است. برای مثال مسافری نامش در لیست رزرو سفر بود و ما به او اطلاع میدادیم که تا فردا ساعت ده صبح باید واریزش را انجام دهد. وقتی در موعد مقرر واریز انجام نشد ما با مسافر تماس گرفتیم. او به تماس ما برای یادآوری پرداخت پاسخ نداد. تمام این تماسها و اتفاقهایی که افتاده بود در یوتاب ثبت شد. اگر مسافر در روزهای بعد مدعی میشد که چرا از سفر بازمانده، ما میتوانستیم به سادگی به او نشان دهیم که چه مکالماتی داشتیم، چند بار با او تماس گرفتهایم و قرار بوده پرداخت او چه زمانی انجام شود.
یکی دیگر از کارهای مفید یوتاب امکان ارسال پیام کوتاه به مسافران است. به این شکل آنها از ساعت حرکت، وسایل ضروری و شماره تماس لیدر آگاه میشوند. این پیامها به لیدرها کمک میکند تا در روزهای قبل از سفر دغدغه کمتری داشته باشند.
برای من اضافه شدن بخشهای جدید به یوتاب همیشه بسیار هیجانانگیز است. اینکه در طول کارم شاهد تغییرات و رشد نرمافزاری بودم که به من بسیار کمک میکرد. برای مثال وقتی قسمت پیگیریها به یوتاب اضافه شد نظم و دقت کار ما بسیار بیشتر و مشکلات زیادی هم رفع شد.
کار با یوتاب بسیار ساده است و معمولا شرکتهایی که آنرا دارند زمان زیادی را برای آموزش آن به پرسنل نیاز ندارند. پیش میآمد که همکارانم سوالاتی داشتند اما با توضیحاتی کوتاه و خیلی سریع همه چیز حل میشد.
من فکر میکنم اینکه چقدر از قابلیتهای یوتاب استفاده کنیم و با آن موفق شویم، بهطور مستقیم به مدیر آن مجموعه بازمیگردد. اگر کسی خواهان نظم، پیگیری و ثبت دقیق اطلاعات باشد یوتاب حتما میتواند کارهای زیادی انجام بدهد. برای مثال شرکت دالاهو تمام فعالیتهایش را از طریق یوتاب انجام میداد.
ضمنا یوتاب نهتنها در بخش فروش، در عملیات تورها و بخشهای فنی هم کارایی دارد. این قابلیتها باعث میشود که یک شرکت بهصورت یکپارچه منظم و دقیق پیش برود.
اگر زندگی خیلی شلوغ و پربرنامهای داشتم، بله دوست داشتم که یک یوتاب شخصی برای خودم تهیه میکردم. اگر کسی شغلی دارد که نیاز به برنامهریزی، یادآوری، نظم و پیگیری موضوعات دارد، یوتاب برایش بسیار کارا خواهد بود.
در این سالها که با یوتاب کار کردم معمولا پیشنهادات ما به گوش سازندگان یوتاب میرسید. آنها با توجه به نیاز ما بخشهایی را تغییر میدادند یا اضافه میکردند که این باعث میشود ما با یوتاب خیلی بهتر کار کنیم. با تمام اینها ممکن است وجود یک دفترچه راهنما برای یوتاب فکر خوبی باشد. این راهنما میتواند در هر زمان ویژگیهای یوتاب را برای کاربران و مدیران مرور کند.
انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وبسایت همورا مجاز میباشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.