انواع گزارش‌های سازمانی

هرگونه اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها در جهت آگاه ساختن رده­‌های بالا، نهادهای قانونی مشخص یا بخش­‌های ذی‌نفع از چگونگی و نتیجه‌ی انجام کار و یا تحلیل و تشریح آن‌ها به صورت کتبی گزارش نامیده می‌شود. گزارش‌دهی و گزارش‌گیری در سازمان نقش تعیین‌کننده­‌ای به عنوان وسیله بهینه‌سازی و تداوم امور بخش­‌های مختلف تلقی می‌شود.

گزارش می­‌تواند شامل گزارشات اتوماتیک و سیستمی باشد؛ لیکن گزارشات شفاهی و حضوری در این چارچوب قرار نمی‌گیرد.

یکی از تفاوت‌های اصلی گزارش با سایر مستندات این است که گزارش خبری از فعالیت است، که عموماً در رده سازمانی از پایین به بالا منتقل می‌گردد. بنابراین گزارش می­‌‌تواند وضیعت عملکرد یک بخش یا فرآیند را نشان دهد و همچنین پشتیبان تصمیم‌­گیری رده‌های گزارش‌گیرنده باشد. به بیان دیگر گزارش شامل اطلاع‌دهی وضعیت موجود یا نحوه‌ی انجام مأموریت به رده‌­ی بالاتر از تحلیل و داوری است و بنا به دستور مافوق یا تشخیص رده­‌ی گزارش‌دهنده ارائه می‌شود.

امروزه هیچ کاری در سازمان­‌ها و مؤسسات ملی و دولتی بدون تنظیم و تهیه‌ی گزارش انجام نمی‌شود و از این رو اهمیت خاصی پیدا کرده است.

در همه‌ی کشورهای پیشرفته گزارش‌دهی و گزارش‌گیری نقش تعیین‌کنند‌ه‌ای دارد و به عنوان فن، ابزار و وسیله‌­ی اصلی تنظیم چرخه‌ی کاری و بهینه‌سازی تداوم امور بخش­‌های مختلف دولتی، نظامی و اداری تلقی می‌شود.

بهره‌برداری صحیح و نظام‌مند از فن گزارش‌نویسی و گزارش­‌دهی برای پیشبرد اهداف سازمان اهمیت فوق­‌العاده‌­ای دارد و به مثابه یک شریان حیاتی عامل پویایی و کارآمدی به شمار می‌رود.

در یک سازمان از مدیران تا عضو ساده‌ی آن سازمان، هیچ­کدام از تهیه و تنظیم گزارش معاف نیستند و همه ناگزیرند با آموختن روش‌ها و نکات گزارش‌نویسی، پیام خود را به رسایی و روشنی به مخاطبان مورد نظر منتقل کنند.

1. انواع گزارش

در ادامه انواع گزارش‌ها تشریح شده‌اند.

1-1. با توجه به هدف

آگاهی به هدف گزارش، گزارشگر را یاری می‌کند که نکات اساسی و مهم را در تنظیم گزارش خود باز شناسد. زیرا معمولاً در هر گزارش یک مسأله اصلی و با اهمیت وجود دارد و بقیه قسمت‌ها جنبه فرعی دارند.

گزارش­‌ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به موارد ذیل تقسیم می‌شوند:

1-1-1. گزارش توضیحی (حقایق امر)

گزارشی است که جنبه توضیحی داشته باشد و مطلب یا مطالبی را تشریح کند. عموماً این شرح یا توضیح، ساده است و برای رفع مساله خاص موضوعیت ندارد. در این صورت نویسنده در این گزارش تنها وظیفه دارد حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیان نماید.

به این نوع از گزارشات که به اطلاع مدیرعامل محترم می­‌رسد «استحضاریه» نیز گفته می‌شود که امروزه دیگر از این عنوان استفاده نمی‌شود.

1-1-2. گزارش تحلیلی

در این نوع گزارش حتماً مسأله‌ای وجود دارد که راه­‌حل یا راه‌­حل‌هایی برای حل آن باید تعیین گردد. در این نوع گزارش نخست باید مسأله را به روشنی توضیح داد. سپس باید راه‌حل یا راه‌حل‌ها را تجزیه و تحلیل کرد و پس از نتیجه‌گیری، بهترین راه‌حل را توصیه یا پیشنهاد نمود. برای تنظیم گزارش­‌های تحلیلی از شکل نیمه مبسوط استفاده می‌شود. گزارشات تحلیلی می‌توانند شامل موارد ذیل باشند:

گزارش علل مسأله: در این گزارش تنها از علل مسأله بحث می‌شود، بی‌آنکه کوششی برای نتیجه‌گیری به عمل آید.

گزارش و راه‌حل مسأله: گزارشی است که در آن راه‌حل مسأله ارائه می‌شود و از علل آن بحثی به میان نمی‌آید.

1-1-3. گزارش­‌های ارزیابی

چنانچه از نام این گزارش بر می‌آید، به منظور ارزیابی موضوع، یا مستندی خاص از این نوع گزارش استفاده می‌شود. برای این منظور می­‌توان جلسه­‌ مشورتی نیز تشکیل داد و از راه بحث و تبادل نظر موضوع ارزیابی را مورد نقد و بررسی قرار داد. در این حالت مزایا و نواقص سنجیده شده و نتیجه‌ی نهایی اعلام می‌گردد. گزارش‌های ارزیابی می‌توانند بر اساس نظر مافوق تهیه شده و یا اینکه بنا به نظر گزارش‌دهنده تهیه گردند.

گزارش انتقادی یکی از انواع گزارش­‌های ارزیابی می­‌باشد که در راستای اعلام نظر در خصوص نقصان و مشکلات موجود در روش‌ها و تصمیمات سازمان تهیه می‌گردد. بهتر است در گزارش انتقادی، راه‌حل نیز ارائه گردد ولی الزامی نیست.

1-2. از نظر موضوعی

گزارش از نظر موضوعی به شکل‌های زیر تهیه می‌شود.

1-2-1. گزارش کار

گزارشی از فعالیت‌های انجام شده مربوط به شغل، که با شرح وظایف اداری پیوند نزدیک دارد. گزارش کار بنا به تشخیص مدیر واحد پس از پایان هر روز، پایان هر هفته یا ماه توسط کارکنان به مدیر مستقیم ارائه می‌شود.
اگر سازمان محیطی نرم‌افزاری برای ثبت گزارش کار تعریف نکرده است، آن‌گاه گزارش کار بهتر است در محیطی مانند اکسل ثبت شود و هر یک از موارد در ستون‌های مختلف به گونه‌ای نگارش شود تا امکان تهیه گزارش یا نمودار به آسانی امکان‌پذیر باشد. طبقه‌بندی کارها، مدت زمان و موانع انجام کار از جمله این موارد می‌باشد.

1-2-2. گزارش‌های اداری

گزارش­‌های اداری توسط کارکنان اداری سازمان تهیه و به مقامات بالاتر ارائه می‌گردد. از جمله این گزارشات می‌توان به میزان مرخصی‌ها، تأخیرها و... اشاره نمود.

1-2-3. گزارش­‌های اجرایی

این گزارش­‌ها معمولاً از سوی مدیران داخلی یا سرپرستان اجرایی تنظیم شده و در آن‌ها نحوه‌ی اجرای عملیات در بخش یا بخش‌های مربوطه تشریح می‌گردد.

1-2-4. گزارش‌های پیشرفت کار

به این گزارش صورت وضعیت پروژه نیز گفته می‌شود و وضعیت انجام پروژه را به صورت شاخص­‌های کمی ارائه می‌نماید.

1-2-5. گزارش‌های وضعیت سازمان

ااین نوع گزارش­‌ها جهت تجزیه و تحلیل موقعیت دیروز و امروز سازمان (و به شکل مقایسه­‌ای) و در حوزه‌ه­ای خاص تهیه می‌­شوند.

1-2-6. گزارش­‌های مالی

این‌گونه گزارش‌­ها ماهیت مالی داشته و شامل گزارش­‌های بانک، مالیاتی، صورت­‌های مالی هیأت مدیره و... می­‌باشند.

1-2-7. گزارش­‌های اعتبارات و وصول مطالبات

این‌گونه گزارش­‌ها وضعیت اعتباری و تسهیلات سازمان (وام‌های دریافتی یا پرداختی، طلبکاری‌ها و بدهکاری‌ها) را نمایش می­‌دهند.

1-2-8. سایر گزارش­‌ها

ارزشیابی، حقایق امر (علل مسئله)، اطلاعاتی، مشورتی، فنی، تحصیلی، مأموریتی، بازدید (بررسی)، آماری، مقایسه‌­ای (هفتگی، فصلی، سه‌ماهه، شش­‌ماهه، یک‌ساله)

1-2-9. گزارش­‌های مختلط

در گزارش­‌های مختلط، بیش از یک نوع گزارش، به دلیل ارتباط آن گزارش­‌ها در قالب یک گزارش قید می‌گردد. لیکن باید در شناسه گزارش قید شود که چه نوع گزارش­‌هایی وجود دارد.

1-3. از نظر زمان و مدت

گزارش‌ها از نظر زمانی و مدت به اشکال زیر طبقه‌بندی می‌شوند.

1-3-1. گزارش دوره‌­ای

گزارشی است که برابر دستورهای صادره یا الزامات قانونی یا سازمانی، در دوره‌­های مشخص و فواصل معینی از زمان (لحظه به لحظه، ساعتی، روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه) مطابق شرح وظیفه یا دستورالعمل مربوطه ارائه می‌­شود. ضروری است تا واحدهای مختلف، لیست کاملی از گزارش‌­های دوره‌­ای خود را به صورت چک‌لیست یا فرم خلاصه شده­‌ای از عنوان، نوع گزارش و زمان­‌های ارائه، در اختیار مدیریت طرح و برنامه قرار بدهند. مدیریت طرح و برنامه موظف است تحویل تمامی گزارشات در موعد مقرر را کنترل نموده و ماهیانه به صورت خلاصه وضعیت گزارش‌­های بانک را در اختیار مدیریت عامل قرار دهد.

ضروری است در خصوص گزارش­‌های دوره‌­ای یک نفر مسئول تهیه گزارش در واحد مربوطه تعیین و مشخص گردد.

مدیریت­‌های مختلف جهت درخواست گزارش‌­های دوره­‌ای باید جدولی به شکل زیر را تکمیل و به مدیریت طرح و برنامه تحویل دهند.

 در سازمان‌های بزرگ و متوسط معمولاً واحدی با نام «ارزیابی» یا کارشناسی تحت عنوان «کارشناس ارزیابی» و زیر نظر طرح و برنامه مسئول گزارشات دوره‌ای سازمان می‌باشد.

1-3-2. گزارش موردی

گزارشی است که بر اساس نیاز یا دستور مافوق در خصوص موارد پیش آمده یا بنا به پیشنهاد گزارش­‌دهنده تنظیم می‌­شود و جنبه­‌ی منظم و تکراری ندارد.

1-4. از نظر شکل

گزارش‌­ها می‌توانند در شکل‌های زیر ارائه شوند:

• شکل مختصر
• شکل نیمه مبسوط
• شکل مبسوط

1-5. از نظر نحوه‌ی ارائه

• کتبی
• شفاهی
• تصویری

2. فن گزارش­‌نویسی

بهره­‌برداری صحیح و نظام‌­مند از فن گزارش­‌نویسی و گزارش­‌دهی برای انتقال صحیح مفاد گزارشات اهمیت فوق‌­العاده­‌ای دارد. در ارتباط با نگارش گزارش باید اشاره کرد که مقدمه، متن و پایان گزارش در شکل نوشتاری آن عملاً به صورت پاراگراف­‌هایی جداگانه ظاهر می‌­شوند. رعایت اصل اختصار و ساد‌ه‌نویسی بسیار ضروری است و لازم است از قلم‌فرسایی، به کار بردن مترادفات و نگارش ادبی پرهیز گردد. متن­‌هایی که یکسره نوشته شده و ماده‌­بندی نگردند، خسته‌کننده می­‌باشند. درک مطالب و به یاد سپردن این گزارشات مشکل­‌تر است. همچنین لازم است ارتباط پاراگراف‌­ها نسبت به هم رعایت شود. به منظور رعایت نکات آیین نگارش پیشنهاد می‌کنیم به مطلب «نشانه‌گذاری» در وب‌سایت همورا مراجعه نمائید.

برخی دیگر از موارد مهم در گزارش‌نویسی به شرح ذیل می‌باشند:

• اجتناب از پرگویی و پرنویسی
• پرهیز از اظهارات دو پهلو
• گزارش باید از یک روال علت و معلولی پیروی کرده و به صورت منطقی گزارش داده شود.
• در گزارش‌نویسی باید در نظر داشت که گزارش نه برای خود نویسنده، بلکه برای شخص دیگری تهیه می‌­شود. (در نظر گرفتن مخاطب)
• در تمام متن گزارش هدف مشخصی دنبال شود.
• گزارش آنقدر خلاصه نباشد که مطالب مهم و لازم از قلم بیافتد.
• مطالب گزارش، تازه و دست اول باشد.
• استفاده از «جزء بندی» در نوشتن گزارش بسیار تأکید می‌شود. 
• در گزارش­‌های بزرگ، چند فصل ذیل یک عنوان یا بخش قرار می‌­گیرد. در این صورت هر بخش باید عنوان جداگانه داشته باشد و برای هر عنوان، صفحه‌­ی جدید در نظر گرفته شود.
• متن گزارش به موقع تهیه و برای خواننده فرستاده شود.

3. ساختار گزارش

ساختار گزارش بیان می­‌کند که گزارش باید شامل چه اجزائی باشد. ساختار گزارش بر اساس هدف از ارائه­‌ی گزارش قابل تشریح می‌­باشد.

3-1. صفحه عنوان و خلاصه گزارش

گزارش‌های مبسوط و نیمه مبسوط باید خلاصه گزارش را در صفحه عنوان گزارش (صفحه اول) داشته باشند.

انتخاب عنوان گزارش باید کاملاً شفاف، فکر شده و یا مطابق الگوهای از پیش تعریف شده باشد.

3-2. مقدمه­‌­ی گزارش

مقدمه در یک یا دو صفحه، نظری کلی درباره­‌ی موضوع گزارش ارائه می‌­دهد. مقدمه گزارش باید به گونه‌ای آغاز شود که خواننده از موضوع گزارش مطلع شود. برای نیل به این هدف مقدمه باید با جمله­‌ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره­‌ی چیست و چرا تهیه می‌گردد. به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:

• گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه‌­ای مطرح سازد که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد.
• در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند.
• باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد.

3-3. متن گزارش

متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارائه توضیح در خصوص کارهای انجام شده و ارائه بیان توضیحات (در گزارش­‌های توضیحی) و نتایج آن­‌ها از جمله آمارها، داده‌ها و تحلیل و تفسیر آن‌ها، بیان معیارها و اثبات مدعی (در گزارش‌های تحلیلی و ارزیابی) است. به این منظور بخش­‌بندی ذیل برای متن گزارش پیشنهاد می‌شود:

• گزارشات توضیحی: حقایق امر، پیشنهاد یا نتیجه
• گزارشات تحلیلی و ارزیابی: توضیح مسأله، بحث، استنتاج، توصیه یا پیشنهاد و ضمایم

نکته مهم: در تهیه­‌ی گزارش­‌هایی که فعالیت­‌ها، وظایف و مسئولیت­‌های سایر واحدها را شامل می­‌شود، اخذ هماهنگی و نظر ارشدترین مقام آن واحد ذیربط الزامی است.

3-4. نتیجه­‌گیری و پایان

در قسمت نتیجه­‌گیری گزارشات تحلیلی و ارزیابی نتیجه­‌گیری، ارائه پیشنهادات و راه‌حل طرح می­‌گردد، که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش (در مورد گزارشات مفصل) می‌­باشد. همچنین در پایان، آنچه که در گزارش آورده شده بار دیگر به طور مختصر یادآوری می­‌گردد و نکات و نظرات عمده مورد تأکید قرار می‌­گیرند.

4. نویسنده گزارش

تشخیص صلاحیت نویسنده گزارش بر عهده مدیر واحد ارائه‌کننده گزارش می‌باشد؛ لیکن گزارش می­‌تواند به صورت فردی یا گروهی تهیه گردد.

در گزارش­‌های فردی، بهتر است تا گزارش علاوه بر نویسنده­‌ی گزارش، توسط فرد دیگری مرور شده و تأیید گردد.

در صورتی که گزارش به صورت گروهی تهیه شده باشد، باید اسامی تمامی تهیه‌کنندگان ذکر شده و توسط ایشان امضا گردد.

بهنام اسلمی

بنیان‌گذار شرکت همورا و مدیرعامل کنونی این شرکت است.
از سال ۱۳۸۰ برنامه‌نویسی را شروع و به تحول و توسعه سازمانی علاقه دارد. (رزومه رسمی)

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.