8 گام تا برگزاری جشنواره در صنعت گردشگری

در مطالب پیشین از دلایل برگزاری جشنواره‌ها و انواع گوناگون آن گفتیم و به روش‌های ارائه‌ی تخفیف مناسب از دیدگاه فعالین در صنعت گردشگری و مسافران اشاره کردیم. در این مطلب که یکی دیگر از مقالات مندرج در روزنامه‌ی دنیای اقتصاد است، قصد داریم تا از گام‌های برگزاری یک جشنواره‌‌ی گردشگری بگوییم.

گام اول: دلایل برگزاری جشنواره را لیست کنید

چرا می‌خواهید جشنواره راه‌بیاندازید؟ دقیقا می‌خواهید به چه چیزی برسید و آیا برگزاری جشنواره بهترین و مطمئن‌ترین راه پیش‌رو است؟ به‌عنوان نمونه اگر تنها به‌خاطر بالا بردن آمار فروش به فکر برگزاری جشنواره هستید آیا روش کم‌هزینه و آسان‌تری برای رسیدن به مقصدتان وجود ندارد؟
اگر به این نتیجه رسیدید که دقیقا برگزاری جشنواره بهترین راه‌حل برای مسئله‌ی شماست باید تمام ابعاد و اهدافتان را به‌صورت مشخص تعیین کنید. باید بدانید توقع سازمان از نتیجه‌ی برگزاری جشنواره چیست و می‌خواهید به کجا برسید. مثلا در نظر دارید برندتان را معرفی کنید و یا احساس می‌کنید برای حضور در کنار رقبا نیاز به یک روش بازاریابی یا تبلیغات نوین دارید.

گام دوم: جستجو کنید، بپرسید و ایده‌های دیگران را ببینید

پیش از آغاز جشنواره باید اطلاعات لازم درباره‌ی شیوه‌ی اجرا و نتایج جشنواره‌های گذشته‌ی سازمان‌تان و عملکرد رقبا و همکاران هم‌صنف را به‌دست بیاورید. مثلا آژانس‌های گردشگری بند ب چه زمانی را برای برگزاری جشنواره مناسب می‌دانند؟ آژانس‌های هواپیمایی چطور؟ اقامتگاه‌ها چه جشنواره‌هایی دارند؟ حتی صنف‌های دیگر که به کسب و کار گردشگری نزدیک نیستند (مانند فروشندگان لوازم خانگی) چه ایده‌هایی برای برگزاری جشنواره‌ها دارند؟ پاسخ این سوالات کمک می‌کند تا به شناختی نسبی دست پیدا کرده و ایده‌های بهتر و درست‌تری برای تصمیم‌گیری داشته باشید.

گام سوم: یک کمیته راه بیاندازید

پس از مطالعات کافی باید کمیته‌ای برای راهبری جشنواره تشکیل دهید. تعداد افراد حاضر در کمیته با توجه به اندازه‌ی سازمان تغییر می‌کند. اما در مجموع بهتر است کمیته‌ای 3 یا 5 نفری تشکیل گردد تا تصمیم‌گیری‌ها با سرعت بیشتری پیش بروند. حاضرین در کمیته می‌توانند شامل افرادی از فروش، تیم تولید محتوا، مدیران اجرایی، عملیات، طرح و برنامه، روابط عمومی، بازاریابی و مشاوران خارج از سازمان باشند. در نظر داشته باشید که اعضای کمیته باید افرادی خلاق، علاقه‌مند، متعهد و آشنا به کسب و کارهای گردشگری باشند تا بتوانند در اجرای هر چه بهتر جشنواره نقش به‌سزایی ایفا کنند.

گام چهارم: یک سناریوی جذاب آماده کنید

قرار است در جشنواره‌تان هر لحظه چه اتفاقی بیافتد؟ می‌خواهید هر روز یک خودروی لوکس هدیه بدهید؟ برای فروش بلیط‌هایتان برنامه‎ی خاصی دارید یا می‌خواهید در اجرای سفرها تغییراتی ایجاد کنید؟
در نظر داشته باشید در طراحی سناریو کپی‌برداری از جشنواره‌های دیگران یا تکرار مداوم جشنواره‌های قبلی همیشه راه‌حل خوبی نخواهد بود. بنابراین سعی کنید خود را جای مشتری بگذارید و سناریوهای روی میز را با توجه به شاخص‌های مورد نظر گردشگر، اهداف و بودجه‌ی تعیین شده ارزیابی کنید و به آنها امتیاز دهید.

گام پنجم: بودجه‌بندی کنید

اگر بخواهیم یک دسته‌بندی کلی داشته باشیم می‌توان گفت که هزینه‌های یک جشنواره به دو قسمت هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های سربار تقسیم می‌شود. هزینه‌های مستقیم آنهایی هستند که از میزان و چرایی آنها اطلاع دارید. مثلا مبلغی که باید صرف تبلیغات کنید یا ابزارهایی که برای برگزاری جشنواره باید خریداری شوند. اما هزینه‌های سربار آن قسمت از بودجه‌ی زمانی و نیروی انسانی یا سایر هزینه‌های غیرمستقیمی است که صرف برگزاری جشنواره می‌شود (مثلا آموزش‌هایی که به پرسنل می‌دهید یا زمانی که هر کدام از آنها برای جشنواره صرف می‌کنند). در زمان بودجه‌بندی جشنواره‌ها مرسوم است که هزینه‌ها را به بالاترین و درآمد را به پایین‌ترین عدد گِرد می‌کنند.

گام ششم: آموزش دهید و برنامه‌ریزی کنید

برای تمام مراحل جشنواره برنامه‌ی دقیق و منطبق با سناریو و بودجه تهیه کنید. بدانید اقدامات قبل از برگزاری، در حین برگزاری و پس از اتمام جشنواره چیست و باید هر فرد با توجه به توانایی و علاقه چه کارهایی انجام دهد. مسئولیت و وظایف هر گروه را مشخص و اقدامات فوری و زمان‌دار را تعیین و کارها را بر اساس اهمیت اولویت‌بندی کنید. در نهایت براساس برنامه‌ی مصوب به پرسنلی که به نوعی با جشنواره درگیر هستند آموزش‌های لازم را بدهید.

گام هفتم: ارزیابی مستمر داشته باشید

به ازای هر چند روزی که از جشنواره می‌گذرد و یا هر چند مسافری که اضافه می‌شود باید مطابق با شاخص‌ها و برنامه‌هایی از پیش تعیین شده جشنواره را ارزیابی کنید، از مسافران و پرسنل نظرسنجی کنید و ادامه‌ی روند جشنواره را مورد بازبینی قرار بدهید. اگر متوجه بروز مشکل شدید باید خیلی سریع جلسه‌ی بحران برگزار و یا راهکارهایی را ارائه کنید. ارزیابی کمک می‌کند که مسیر جشنواره به‌خوبی پیش برود و اگر خطایی وجود داشت بتوان برای رفع آن یا تغییر مسیر جشنواره اقدام نمود.

گام هشتم: مستندسازی کنید

در نهایت باید اسنادی که در طی جشنواره و برگزاری جلسات کمیته به‌دست آمده‌اند مرتب شده و تبدیل به یک گزارش شوند. این گزارش‌ها که در حافظه‌ی سازمانی شما باقی می‌مانند نتایج، دلایل موفقیت، یا عدم موفقیت، گزارش سود و زیان، میزان دست‌یابی به اهداف و لیست هزینه‌ها را شرح می‌دهند. گزارش‌هایی که بعدها می‌توانید برای برگزاری جشنواره‌، آموزش به پرسنل و شناخت اقداماتی که باید اضافه و کم شوند به آنها رجوع کنید.

در پایان امیدواریم اگر تصمیم به برگزاری جشنواره‌ای گرفته‌اید در آن موفق و پیروز باشید.

منبع: مقاله‎ی بهنام اسلمی در روزنامه‌ی دنیای اقتصاد 

بهنام اسلمی

بنیان‌گذار شرکت همورا و مدیرعامل کنونی این شرکت است.
از سال ۱۳۸۰ برنامه‌نویسی را شروع و به تحول و توسعه سازمانی علاقه دارد. (رزومه رسمی)

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.