چگونه یک سازمان را متحول کنیم؟

فروش موفق آرزوی مشترک تمام فعالین اقتصادی است. اما در راه رسیدن به این آرزو گاهی با بروز مشکلات و یا عدم دست‌یابی به تمام اهداف، صاحبان کسب و کار در ادامه دادن یا متوقف کردن فعالیت‌شان دچار شبه می‌شوند. در همین راستا تیرماه امسال شرکت ارسباران برای دریافت مشاوره‌ی مدیریتی و تحول سازمانی، قراردادی را با شرکت همورا منعقد کرد. این قرارداد که برای مدت سه‌ماه و هر هفته شانزده ساعت تنظیم شده بود با همکاری هیئت مدیره و پرسنل ارسباران پیش از پایان زمان رسمی به ثمر نشست.

داستان آشنایی ارسباران و همورا

سال 88 چند دوست که عاشق سفر، طبیعت و فرهنگ ایران‎زمین بودند، تصمیم گرفتند تا با هم موسسه‌ای آموزشی- گردشگری را تاسیس کنند. موسسه‌ای که به یاد اولین سفر اعضای هیئت مدیره به منطقه‌ی حفاظت‌ شده‌ی ارسباران، موسسه‌ی ارسباران نام گرفت. حالا این شرکت سال‌هاست که در امر آموزش به علاقه‌مندان صنعت گردشگری مداومت می‌ورزد و فعالیت‌های تحسین برانگیزی را در این راستا دنبال می‌کند.

سابقه‌ی آشنایی شرکت آموزشی گردشگری ارسباران و شرکت همورا به شهریور سال 1392 بازمی‌گردد. زمانی که همورا نرم‌افزار جامع یوتاب را برای شرکت ارسباران راه‌اندازی کرد. در اسفند ماه همان سال همورا نرم‌افزار اختصاصی CRM را نیز در راستای فعالیت‌های آموزشی ارسباران طراحی و اجرا کرد. دوم اردیبهشت سال 1393 بود که دو شرکت با همراهی یکدیگر همایشی برای گرامی‌داشت روز جهانی زمین پاک اجرا کردند و در آن به لزوم انجام فعالیت‌های مبتنی بر حفاظت از زمین پرداختند. در ادامه‎ی همکاری‎ها، در سال 1393، ایمیل مارکتینگ و طراحی سایت شرکت ارسباران به شرکت همورا سپرده شد.

از آنجا که شرکت ارسباران در بیرون مرزهای کشورمان هم مورد توجه بود، سایت انگلیسی این شرکت در آبان سال 1394 طراحی و راه‌اندازی شد. سایت انگلیسی ارسباران مانند سایت فارسی کاملا ریسپانسیو می‌باشد.

پس از راه‌اندازی سایت انگلیسی، ارسباران تصمیم گرفت تغییراتی هم در سایت فارسی خود ایجاد کند. سایت جدید ارسباران در فروردین 1395 به بهره‌برداری رسید و در آن سعی شد تا بیش از پیش به دغدغه‌ها و الزامات صنعت گردشگری پرداخته شود.

در همان سال سامانه‌ی فراگیران ارسباران هم به مرحله‌ی اجرا رسید. این سامانه که پس از جلسات گوناگون و دریافت تمام نقطه ‌نظرات و نیازهای شرکت ارسباران طراحی شده است، می‌تواند از طریق یوتاب امکاناتی از قبیل شرکت در آزمون، شرکت در نظرسنجی، بارگذاری مدارک، پرداخت، تسویه‌ی مالی و... را برای فراگیران مهیا کند.

تابستان امسال شرکت آموزشی گردشگری ارسباران تصمیم گرفت تا تحولی در فروش و سیستم‌های مرتبط به آن به‌وجود بیاورد. تصمیمی که منجر به عقد قرارداد مشاوره مابین همورا و ارسباران شد. اما طی این قرارداد همورا چه کارهایی کرد و چه نتایجی برای دو شرکت حاصل شد؟

چگونه آغاز کردیم؟

ارسباران که یکی از معدود موسسات فعال در امر آموزش گردشگری است، قصد داشت تا با بهره‌گیری از شیوه‌های آموزشی، دسترسی‌ها، سایت و نرم‌افزارهای مناسب وضعیت فروش را به سمت وضعیتی بهتر از آنچه در جریان بود سوق بدهد. پس قراردادی برای سه ماه و هر هفته شانزده ساعت منعقد شد تا به سبب آن عارضه‌یابی صورت بگیرد و وضعیت فروش بهبود پیدا کند. آقای بهنام اسلمی و آقای ساسان سلوتی مدیریت اجرایی این پروژه را در دست گرفتند و از آغاز تا انتها آن‌را دنبال کردند.

در همین راستا جستجو  برای یافتن معضلاتی که مانع از دست‌یابی به فروش مورد نظر بودند آغاز و برای اقدامات زیر انجام شدند.

1 برگزاری جلسات با هیئت مدیره و بررسی رویکردها

در ابتدا جلساتی با اعضای هیئت مدیره‌ی ارسباران برگزار شد. در این جلسات دلایل احتمالی کاهش فروش مورد بررسی قرار گرفت و نقطه نظرات افراد حاضر در جلسات ثبت شد.

2 برگزاری جلسات گفتگو با تمام پرسنل

پس از گفتگو با اعضای هیئت مدیره وقت بررسی گلوگاه‌های مشکل‌ساز شده بود. پس جلساتی با تک‌تک پرسنل برگزار شد. در این گفتگوها مشکلات و کمبودهایی کشف شد و تمام افراد فرصت این را پیدا کردند که درباره‌ی نظرات و ایده‌هایشان صحبت کنند.

3 مطالعات میدانی

همورا برای بررسی بهتر، وقایع و رویدادهای جاری در ارسباران را از نزدیک مورد کاوش قرار داد. فرآیندهای گوناگون بررسی شد و تطابق آن با برنامه‌هایی که برای آینده‌ی ارسباران در نظر گرفته شده بود مورد ارزیابی قرار گرفت.

4 تهیه لیستی از اقدامات اصلاحی لازم

پس از برگزاری این جلسات، لیستی تهیه شد که در آن از موانع و مشکلات ذکر شده بود و کارهایی که لازم بود انجام شود ذکر شده بود. آموزش کافی، تفکیک در شرح وظایف، تغییرات در جایگاه افراد و تغییراتی در چارت سازمانی از جمله مواردی بود که باید با اولویت بالا در رفع آن کوشش می‌شد. 

وقتی تغییرات دست به‌کار می‌شوند

پس از آن‌که دریافتیم مشکلات از کجا ناشی شده است، باید راهکارهایی برای رفع آنها ارائه می‌دادیم. با توجه به آنکه هیئت مدیره و پرسنل ارسباران همگی برآن بودند که شرکت‌شان بتواند کمبودهایش را رفع کند و بهینه‌تر شود، این تغییرات به سرعت آغاز شدند.

1 توانمندسازی پرسنل در جایگاه خودشان

کارمندان تحت آموزش‌های لازم قرار گرفتند. برای مثال پرسنل بخش تولید محتوای سایت لازم بود که با ابزارهای جدید آشنا شوند و یا دانش کافی در سئو کسب کنند. کسانی که قرار بود در تیم فروش فعالیت کنند، تعلیم‌های دیگری را دریافت کردند و مدیران نیز برای امور مربوط به منابع انسانی و رفتار سازمانی همواره کمک‌های همورا را در کنار خود داشتند. گاهی این توانمندسازی‌ها در کلاس‌های گروهی انجام می‌شدند و گاهی هم در جلسات خصوصی و در حین خدمت برای آموزش افراد اقدام می‌شد.

2 تغییر در جایگاه کارکنان

جلساتی که با یک به یک کارمندان برگزار شده بود، کمک کرد تا بتوان با توجه به توانمندی‌ها افراد از آنها در جایگاه‌های دیگری کمک گرفت. بعضی پرسنل در قسمتی از سازمان قرار گرفتند که آن را بیشتر دوست داشتند و با توانایی‌های آنها نیز هماهنگ بود. این جا‌به‌جایی باعث شد تا کارمندان با علاقه‌ی بیشتری کار خود را ادامه بدهند.

3 بهبود سازمان فروش

در مرحله‌ی بعدی پرسنل تحت تعلیم آموزه‌هایی چون تیپ‌های شخصیتی، شیوه‌ی احوال‌پرسی، ارتباطات و... قرار گرفتند. کار با نرم‌افزار جامع یوتاب که ارسباران پیش از این استفاده از آن را آغاز کرده بود به پرسنل آموزش داده شد. در کنار آن تدابیری هم برای مشتریان حضوری تعبیه و کار هر فرد و چگونگی انجام آن مشخص شد.

4 تغییر در چیدمان

در ادامه، ارسباران تصمیم گرفت تغییراتی را هم در دکوراسیون و شیوه‌ی جای‌گیری پرسنلش اعمال کند. تیم تولید محتوا، به بخش آرام‌تری از شرکت منتقل شدند و تیم فروش هم در جای مناسب که تسلط کافی به درب ورودی داشت و می‌توانستند با آرامش جواب تلفن‌ها را بدهند قرار گرفتند. مبلمان‌ها با طراحی مناسب و تغییراتی در قرارگیری وسایل تزیینی باعث شد تا مشتریان حضوری در بدو ورود به موسسه احساس خوشایندتری داشته باشند و حس اعتماد در آنها تقویت شود.

نتایج حاصله چه بود؟

پس از اعمال تغییرات در کمتر از سه ماه شاهد بروز اتفاق‌های خوشایندی در ارسباران بودیم، از جمله:

1 کاهش استرس پرسنل فروش

یکی از مهم‌ترین بازدارنده‌ها در امر فروش موفقیت‌آمیز، استرس بود. وقتی آموزش‌ها تکمیل و جایگاه هر فرد و وظایفش مشخص شد دیگر مجالی برای استرس‌های پیشین نبود. به‌علاوه پرسنل چگونگی رفتار در شرایط تنش‌زا را آموخته بودند و می‌دانستند که چگونه در دام‌هایی که از فروش جلوگیری می‌کند، گرفتار نشوند.

2 تحول در چارت سازمانی

با اعمال تغییرات، چارت سازمانی ارسباران کاملا تغییر کرد. هیئت مدیره می‌دانست که کدام بخش در حال رشد است و کدام قسمت نیاز به کمک بیشتر دارد. اولویت‌های سازمانی تعیین شدند و همه‌ی پرسنل می‌دانستند برنامه‌ی آنها چه روالی را طی می‌کند و باید به چه نتیجه‌ای برسد.

3 رسیدن به بالاترین آمار فروش 

اگرچه قرارداد توسعه و تحول سازمانی همورا با ارسباران سه ماهه بسته شده بود اما پیش از موعد مقرر و با اعمال همین تغییرات ارسبارانی‌ها به آنچه در نظر داشتند رسیدند. آنها به بالاترین آمار فروش در تمام طول فعالیت خود دست یافتند و شمع‌های کیک موفقیت‌شان را در کنار هم روشن کردند.

 
عارضه‌یابی، پیدا کردن راه‌حل، اجرای ترفندها، آموزش، همیاری و نظم در پیگیری امور کمک کرد تا ارسباران به این نتیجه برسد که آری با یک برنامه‌ریزی درست و اصولی و بهره‌مندی از فنون و مهارت‌های مدیریتی، داشتن یک سازمان فروش موفق آنقدرها هم سخت نخواهد بود. مهم‌ترین دلیل موفقیت ارسباران تلاش، انعطاف‌پذیری و اعتماد کارمندان هر دو مجموعه به یکدیگر بود و در پایان این جلسات کمک کردند تا تجربه‌ی مفیدی برای هر دو شرکت فراهم آید.

در حال حاضر نیز همکاری شرکت آموزشی گردشگری ارسباران با شرکت همورا در جهت توسعه و بهینه‌سازی‌های سازمانی ادامه دارد.

مطالب مرتبط

مشاوره مدیریتی

دوره آموزش دیجیتال مارکتینگ

این مطلب توسط تیم محتوای همورا گردآوری و تهیه شده است.

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت همورا مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.